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Tengo un problema usando los Formularios. ¿Qué debo hacer?
Aquí encontrarás una lista de preguntas frecuentes durante la preparación y ejecución de un formulario y las respuestas asociadas.
No puedo añadir mi plantilla de documento
Si no puedes añadir tu documento tipo:
Asegúrate de que tu documento esté en el formato correcto (.docx). Los formularios no admiten ningún otro formato que no sea .docx en este momento. Si tu documento está en otro formato (por ejemplo, .doc, .dotx, .pdf), debes convertirlo primero al formato .docx, por ejemplo, a través de Word.
Asegúrate de que tu documento no haya alcanzado el tamaño máximo (5MB). Si tu documento es demasiado grande, probablemente contenga elementos "pesados" como imágenes. Puedes reducir/comprimir el tamaño de las imágenes en tu documento o simplemente eliminarlas. Puedes encontrar más información sobre cómo reducir el tamaño de tus documentos de Word en el Centro de ayuda de Microsoft aquí.
Asegúrate de que tu documento no exceda el número máximo de páginas (30 páginas). Si es así, deberías ver el siguiente mensaje de error: "tu documento no puede exceder las 30 páginas". Por favor, reduce el número de páginas de tu documento. Esta es una oportunidad para simplificarlo. En Yousign, creemos que los contratos cortos se leen y, por lo tanto, se firman más rápidamente.
No puedo configurar mis variables
Cuando añades tu documento tipo en la fase de creación de tu formulario, Yousign escanea tu documento para recuperar las variables que marcaste previamente con las dobles llaves {{ }}.
Yousign luego crea una pregunta para cada variable diferente.
Si el documento contiene variables idénticas - por ejemplo, tu documento contiene la variable {{address}} dos veces en dos lugares diferentes en el documento - Yousign la asigna a una sola pregunta. En este caso, la respuesta a la pregunta relacionada - por ejemplo, "¿cuál es tu dirección de domicilio?" - se inyecta en cada lugar del documento.
Si no puedes añadir tu documento fuente:
Verifica que tu documento contenga al menos una variable marcada con las dobles llaves {{ }}. Si no lo tiene, deberías ver el siguiente mensaje de error: "tu documento debe contener entre 1 y 500 variables".
Verifica que tu documento no contenga más de 500 variables marcadas con las dobles llaves {{ }}. Si es así, deberías ver el siguiente mensaje de error: "tu documento debe contener entre 1 y 500 variables".
Verifica que tu documento no contenga una variable más larga de 64 caracteres (incluidos los espacios). Si es así, deberías ver un mensaje de error. Revisa tu documento para asegurarte de que ninguna variable contenga más de 64 caracteres.
En Yousign, creemos que los contratos cortos y simples se leen y, por lo tanto, se firman más rápidamente. Vemos la tecnología como una forma de simplificar el trabajo diario, no como una forma de perpetuar un proceso complicado.
Los formularios contienen límites en el tamaño y el número de páginas del documento. Estos límites son necesarios para el rendimiento de la interfaz. Nos permiten garantizar una navegación fluida y rápida. Estos límites se consideran lo suficientemente altos como para cubrir los contratos comerciales cotidianos. Si tu modelo base supera estos límites, te invitamos a modificarlo para ajustarse a estos límites.
Este ejercicio representa una oportunidad para simplificar tu documento y acelerar aún más tu proceso contractual.
No puedo automatizar mi plantilla tal como está
Los formularios fueron diseñados para automatizar contratos simples. La promesa de los Formularios es la velocidad de instalación. Configurar un formulario toma un promedio de 5 minutos para resultados inmediatos.
La velocidad de instalación viene con un costo de menor sofisticación. Con los Formularios, ya puedes automatizar muchas cosas. Pero no puedes hacerlo todo.
Las siguientes limitaciones se aplican:
Sin condicionalidad. No es posible definir condiciones como "si la respuesta a esta pregunta es 'sí', pasa directamente a esta pregunta". Tampoco es posible mostrar o eliminar texto en el documento basado en una respuesta dada a una pregunta en el formulario.
Sin creación masiva de contratos. Actualmente no es posible usar Formularios para crear contratos en masa.
En Yousign, observamos que los contratos cortos y simples se leen y, por lo tanto, se firman más rápidamente. No vemos la tecnología como una forma de codificar la complejidad de un proceso, sino como una forma de simplificar el trabajo diario.
Me gustaría crear muchos formularios
Verifica que no hayas alcanzado el límite de formularios (50).
Si lo has alcanzado, deberías ver el siguiente mensaje de error: "tu cuenta ha alcanzado el límite de 50 formularios". Por razones de rendimiento de la aplicación, tenemos que establecer un límite en el número de formularios que puedes crear en tu cuenta de Yousign. Si alguna vez alcanzas este límite, por favor, contacta a tu gestor de cuenta de Yousign, quien trabajará contigo para encontrar una solución adecuada.
No puedo añadir una nueva versión de un documento
Verifica que no hayas excedido el número máximo de versiones por invitación de firma (30).
Si es así, deberías ver el siguiente mensaje de error: "no más de 30 documentos". En este caso, te invitamos a descargar la versión más reciente, hacer los cambios necesarios y transformarla en un PDF con Word, por ejemplo, y usarla para crear una nueva invitación de firma.