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La visibilidad de los documentos te permite controlar qué destinatarios pueden ver cada documento en una invitación de firma.
Cuando ocultas un documento a un destinatario, se vuelve completamente invisible para esa persona. No lo verá incluido ni mencionado en ningún momento de su experiencia.
Esta función resulta particularmente útil si tu invitación de firma incluye documentos que no deben compartirse con todos los destinatarios (por ejemplo, anexos confidenciales o acuerdos individuales).
Nota: La visibilidad de los documentos está disponible solamente con los planes Pro y Scale. Para que los remitentes puedan usarla, un administrador debe habilitarla primero en la configuración de tu organización.
Habilitar la visibilidad de los documentos (administrador)
Para que los remitentes puedan usar la visibilidad de los documentos, un administrador debe activarla para la organización.
Ve a Configuración > Configuración de firma.
Desplázate hasta la sección Funcionalidades del remitente.
En Visibilidad de los documentos, habilita Permitir a los remitentes controlar la visibilidad de los documentos por destinatario.
Haz clic en "Guardar configuración de firma".
Una vez habilitada, la opción estará disponible automáticamente durante la preparación de la invitación de firma.
Configurar la visibilidad de los documentos en una invitación de firma
La visibilidad de los documentos se configura durante la preparación de la invitación de firma.
Por defecto, todos los destinatarios pueden ver todos los documentos. Solo es necesario ajustar la visibilidad cuando quieras restringir el acceso.
Abre el panel de visibilidad
En la vista de preparación, localiza el botón Visible para encima de la vista previa del documento.
Haz clic en "Visible para" para abrir el panel Gestionar la visibilidad de los documentos.
Ajusta la visibilidad
El panel muestra una tabla (matriz):
Filas = destinatarios
Columnas = documentos
Cada celda contiene una casilla Puede ver.
Por defecto, están marcadas todas las casillas.
Para ocultar un documento a un destinatario, desmarca la casilla correspondiente de Puede ver.
Para restablecer el acceso, márcala de nuevo.
Si un firmante tiene un campo en un documento (firma, campo de texto, casilla, etc.), no puedes ocultarle ese documento. La casilla estará desactivada.
Para ocultar el documento, primero elimina todos los campos de ese documento asignados al firmante.
Haz clic en "Guardar" para aplicar los cambios o en "Cancelar" para descartarlos.
Reglas que debes tener en cuenta
Para enviar tu invitación de firma:
Cada firmante debe tener acceso al menos a un documento firmable.
Cada documento firmable debe asignarse al menos a un firmante.
Si no se cumple una de estas reglas, no podrás enviar la invitación. Un mensaje de error indicará qué debe corregirse.
Después de enviar la invitación
En la página de detalles de la invitación, puedes ver la configuración de visibilidad de cada destinatario.
Para cada destinatario, puedes comprobar a qué documentos puede acceder.
Para los firmantes, también puedes ver qué documentos se espera que firmen.
Los remitentes y los miembros del espacio de trabajo que tengan acceso a la invitación siempre podrán ver todos los documentos, independientemente de la configuración de visibilidad.
Lo que ven los destinatarios
Firmantes
Los firmantes solo ven los documentos que se les asignan.
Los documentos que no se les asignan:
no figuran en la lista de documentos
no se puede acceder
no se mencionan en ninguna parte
Un firmante solo firma los documentos que puede ver.
Si un documento se le ha ocultado, no lo firmará.
Cada firmante tiene su propia pista de auditoría. Solo incluye los documentos que ha visto y firmado.
Aprobadores
Del mismo modo, los aprobadores solo ven los documentos que se les asignan.
Sin embargo, su aprobación o rechazo siempre se aplica a toda la invitación de firma, no solo a los documentos que pueden ver.