📖 Tabla de Contenidos
Paso 1: Crear una nueva invitación de firma
Con Yousign, envía tus documentos para firma en menos de 3 minutos. Esta guía te permitirá descubrir las etapas para:
Importar tus documentos
Preparar la invitacion de firma
Configurar la invitación de firma
Paso 1: Crear una nueva invitación de firma
Para que tus documentos sean firmados:
Accede a la página de Firmas,
Haz clic en el botón "Nueva invitación" en la parte superior derecha,
Importa los documentos que deseas que sean firmados en formato PDF o DOCX.
Cuando importas un documento DOCX, la visualización de tu documento puede alterarse un poco, te recomendamos convertirlo en PDF antes de importarlo a Yousign.
Puedes arrastrar y soltar tus documentos
o hacer clic en el botón "+" para seleccionarlos.
Puedes añadir hasta 50 documentos por invitación de firma, con un tamaño máximo de 50MB por documento.
Paso 2: Preparar la invitación de firma
Una vez importados los documentos, la preparación de una invitación de firma comienza e incluye 3 pasos principales:
Añadir uno o más firmantes
Añadir campos (como firma) para cada firmante
Si es necesario, añadir aprobadores
Añadir y organizar firmantes
Comienza añadiendo uno o más firmantes:
Haz clic en "Añadir un firmante" en la barra lateral derecha o en el "+".
Ingresa la información del firmante o selecciónalo si ya lo has guardado en tus contactos.
Puedes repetir esta operación y añadir hasta 100 firmantes por invitación de firma. Todos los firmantes firmarán el mismo documento. Si necesitas que firmen individualmente, crea invitaciones de firma separadas.
Si lo deseas, puedes establecer un orden de firma activando la opción. Una vez activada y ordenados los firmantes, el segundo firmante recibirá una solicitud de firma solo después de que el primero haya firmado, y así sucesivamente.
Por defecto, todos los participantes recibirán la invitación de firma al mismo tiempo.
Consulta nuestro artículo para saber más sobre los firmantes.
Añadir campos
A continuación, arrastra los campos que necesitas directamente sobre tu documento. Hay dos tipos de campos:
Campos relacionados con el firmante (mostrados debajo del nombre del firmante en la barra lateral derecha)
Campos no relacionados con los firmantes (ubicados en la sección "Campos" en la parte superior de la barra lateral derecha)
Puedes mover y cambiar el tamaño de los campos en tu documento.
Para proceder al paso final de configuración, necesitas haber arrastrado al menos un campo de firma al documento y al menos un campo relacionado con el firmante: el botón "Siguiente" en la parte superior derecha permanecerá gris para informarte que estas condiciones no están cumplidas.
Añadir y organizar aprobadores (opcional)
También puedes hacer que los documentos y las firmas sean validados antes de enviarlos para firma añadiendo aprobadores. El aprobador puede revisar el contenido del documento antes de enviarlo para firma y será responsable de aprobar o rechazar tu invitación de firma. Este paso es opcional y te permite configurar un flujo de validación interna directamente desde Yousign.
Para añadir aprobadores:
Haz clic en "Añadir un aprobador" en la barra lateral derecha o en el "+".
Ingresa la información del aprobador o selecciónalo si ya lo has guardado en tus contactos.
Puedes añadir hasta 10 aprobadores y también establecer un orden de aprobación.
Si lo deseas, puedes establecer un orden de aprobación activando la opción en la barra lateral derecha. Una vez activada y ordenados los aprobadores, el segundo aprobador recibirá una solicitud de aprobación solo después de que el primero haya aprobado, y así sucesivamente.
Consulta nuestro artículo para saber más sobre cómo gestionar los aprobadores.
Recopilar documentos de los firmantes (opcional)
Puedes solicitar a los firmantes que importen documentos antes de pasar al paso de firma. Esto te permite recopilar fácilmente documentos adicionales para adjuntar al contrato, por ejemplo, una identificación o un extracto bancario.
Nota: Debes añadir al menos un firmante antes de poder solicitar a los firmantes que importen documentos.
Puedes solicitar a los firmantes que importen documentos mientras creas una invitación de firma:
Después de importar un documento a la página de creación de la invitación de firma,
Haz clic en "Recopilar un nuevo documento" en la sección "Documentos a recopilar" a la izquierda de la página.
Ingresa el tipo de documento que deseas recopilar, por ejemplo: una tarjeta de identificación o un comprobante de domicilio.
Define qué firmante(s) deben importar el documento marcando la casilla junto a su nombre. Debes seleccionar al menos un firmante por documento.
Por defecto, el importe de documentos es obligatorio. Puedes modificar esto a opcional haciendo clic en el botón "Requerido", volviéndolo gris.
Haz clic en "Guardar".
Puedes modificar la solicitud de documentos haciendo clic en el icono de lápiz a la derecha del nombre del documento.
Puedes recopilar hasta 10 documentos por invitación de firma.
Si deseas saber más sobre la recopilar de documentos, consulta nuestro artículo sobre el tema: Recopilar documentos de los firmantes.
Paso 3: Configurar la invitación de firma
Este es el paso final de la creación: solo queda configurar algunos ajustes antes de enviar tu invitación de firma.
Personaliza los detalles de la invitación de firma
Varios ajustes te permiten personalizar tu invitación de firma. Puedes:
Renombrar la invitación de firma: para dotar de significado tu invitación para tus firmantes. El nombre de la invitación de firma también aparecerá en el correo electrónico de invitacion de firma enviado.
Añadir etiquetas: para encontrar y ordenar fácilmente tus invitaciones de firma desde el tablero.
Añadir un mensaje personalizado: para los participantes, se insertará en el correo electrónico de invitación de firma. Todos los firmantes y aprobadores recibirán el mismo mensaje.
Elegir el remitente: en tu propio nombre, en nombre de un espacio de trabajo o en nombre de tu organización. El remitente seleccionado aparecerá en el correo electrónico de invitación de firma así como en todo el proceso de firma.
Añadir seguidores: para permitir que personas externas sigan la invitación de firma y accedan a los documentos.
Personaliza la configuración de la invitación de firma
Ajustar la fecha de caducidad: Por defecto, la fecha de caducidad es 6 meses después de la creación de la invitación de firma; puedes reducirla o extenderla hasta un año.
Consulta nuestro artículo para saber más sobre la fecha de caducidad.
Ajustar recordatorios automáticos: También puedes optar por enviar recordatorios automáticos para evitar enviar manualmente recordatorios a los firmantes. Elige la frecuencia y la cantidad de veces que deseas que se envíen los recordatorios. También tendrás la opción de enviar recordatorios manualmente una vez enviada la invitación de firma.
Consulta nuestro artículo para saber más sobre los recordatorios automáticos y manuales.
Elige una experiencia personalizada: para personalizar los correos electrónicos y la experiencia de firma con tu marca.
Activar / desactivar la opción "Rechazar firmar": para permitir que tus firmantes puedan rechazar firmar el documento en caso de error.
Definir el nivel de seguridad
Elige el nivel de seguridad entre los tres niveles de firma:
Firma Electrónica Simple
Firma Electrónica Avanzada (disponible como modulo complementario modulo complementario)
Firma Electrónica Reconocida (disponible como modulo complementario)
Ajustar la autenticación del firmante (solo si usas Firma Electrónica Simple):
Sin código de seguridad
Con el envío de un código de seguridad por correo electrónico
Con el envío de un código de seguridad por SMS
Consulta nuestro artículo para saber más sobre los métodos de autenticación.
Puedes diferenciar el nivel de firma y/o el método de autenticación por firmante al enviar tu invitación de firma.
Haz clic en "Establecer un nivel de seguridad para cada firmante",
Selecciona el nivel de firma y el método de autenticación deseado del menú desplegable para cada firmante.
La invitación de firma está lista para enviarse; haz clic en "Confirmar y enviar ahora".
Consejo: ¡Ahorra tiempo y crea invitaciones de firma directamente desde el enlace Yousign.new!
Simplemente escribe "Yousign.new" en tu navegador y serás automáticamente redirigido a una invitación de firma dentro de tu aplicación Yousign.