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Si necesitas que el mismo documento sea firmado por numerosos firmantes diferentes, es posible con la función de Envío Masivo. Cada invitación de firma se generará automáticamente a partir de un archivo CSV y se enviará a cada firmante individualmente.
Iniciar un Envío Masivo
Para enviar invitaciones de firma en masa, necesitas usar una plantilla que contenga al menos un firmante modificable. Este firmante modificable será reemplazado automáticamente por los firmantes listados en un archivo CSV.
Si aún no tienes una plantilla activa con un firmante modificable, crea una antes de iniciar tu envío masivo.
Puedes iniciar un envío masivo desde la página de Firmas, la página de Invitaciones Masivas o la página de Plantillas.
El Envío Masivo está disponible en los siguientes planes (y puede ser utilizado por todos los usuarios de la cuenta):
Plus (1 envío masivo por mes)
Pro (10 envíos masivos por mes)
Scale (10 envíos masivos por mes)
El Envío Masivo no está disponible en los planes Free y One, ni durante el período de prueba gratuita de 14 días.
Opción 1 - Desde las páginas de Firmas:
Haz clic en la flecha a la derecha del botón verde en la parte superior derecha de la página.
Selecciona "Envío Masivo".
Opción 2 - Desde la página de Invitaciones Masivas:
Haz clic en el botón verde "Invitaciones de Envío Masivo" en la parte superior derecha.
Opción 3 - Desde la página de Plantillas:
Elige la plantilla que quieres usar.
Haz clic en "..." a la derecha de la plantilla que deseas usar.
La opción aparecerá solo si tu plantilla está activa y tiene al menos un firmante modificable.
Selecciona "Envío masivo desde Plantilla".
Nota: No puedes modificar la plantilla seleccionada durante la preparación del envío masivo. Asegúrate de que tu plantilla esté lista para ser utilizada antes de crear un envío masivo con ella.
Preparar un Envío Masivo
Una vez que hayas iniciado tu envío masivo, puedes prepararlo:
Elige o modifica la plantilla si es necesario (o crea una y reinicia el envío masivo más tarde) desde la barra de búsqueda.
Tu plantilla debe estar activa, incluir al menos un firmante modificable y tener seleccionado el nivel de Firma Electrónica Simple para todos los firmantes para ser utilizada en el envío masivo. Si no se cumplen estos criterios, no puedes usar la plantilla.
Si es necesario, verifica el nombre del envío masivo. Por defecto, se nombra según la plantilla utilizada. Este nombre es solo para uso interno y te ayudará a encontrarlo en Yousign.
Si es necesario, ajusta el nombre de las invitaciones futuras creadas con el envío masivo. Por defecto, se nombra según la plantilla utilizada.
Puedes agregar un sufijo, una variable al final del nombre de la invitación, correspondiente al nombre completo (Nombre + Apellido) del firmante modificable seleccionado.
Si seleccionas la opción "Sin sufijo", todas las invitaciones de firma tendrán exactamente el mismo nombre.
Si perteneces a varios espacios de trabajo, selecciona el espacio de trabajo en el que deseas crear el envío masivo.
Haz clic en "Iniciar" en la parte superior derecha de la página.
Nota: No puedes modificar la plantilla seleccionada durante la preparación del envío masivo. Asegúrate de que tu plantilla esté lista para ser utilizada antes de crear un envío masivo con ella.
Cargar el archivo CSV
En esta etapa, necesitas crear un archivo CSV con información sobre tus diferentes firmantes:
Puedes descargar la plantilla de CSV (opción recomendada).
O, puedes crear tu propio archivo CSV.
El envío masivo se basa en la importación de un archivo CSV. Cada línea de tu archivo resultará en la creación de una invitación de firma distinta.
Crear el archivo CSV con la plantilla de CSV (opción recomendada):
Haz clic en "Descargar plantilla de CSV."
Para ayudarte a preparar tu archivo CSV, se crea automáticamente una plantilla de CSV con las columnas esperadas correspondientes a la plantilla que estás utilizando.
Ábrela con un editor de hojas de cálculo como Excel o Google Sheets para completarla (fuera de Yousign).
Llena toda la información requerida:
Nombre (first_name) obligatorio
Apellido (last_name) obligatorio
Dirección de correo electrónico (email_address) obligatorio
Idioma (locale) obligatorio. Estos son los valores permitidos:
de (para Alemán)
en (para Inglés)
es (para Español)
fr (para Francés)
it (para Italiano)
nl (para Holandés)
pl (para Polaco)
Número de teléfono (phone_number) obligatorio solo si el método de autenticación de tu firmante es un código SMS. El formato del número de teléfono debe estar en formato E.164:
[+][código de país][número de abonado incluyendo el código regional]
El número puede tener un máximo de quince dígitos.
Ejemplo: +33 6 02 03 04 05
Consejo: En Excel o Google Sheets, agrega una comilla simple antes del número de teléfono para que no se elimine el "+", así: '+33 6 02 03 04 05
El archivo CSV debe contener un máximo de 500 líneas (excluyendo la primera línea con encabezados).
Guárdalo en formato CSV.
Elige separadores de coma o punto y coma (solo asegúrate de usar el mismo en tu archivo).
Vuelve a Yousign, impórtalo o arrástralo.
Crear el archivo CSV tú mismo
También puedes crear tu archivo CSV tú mismo (sin usar la plantilla propuesta) en un editor de hojas de cálculo como Excel o Google Sheets, siguiendo estas reglas:
La primera línea de tu archivo CSV debe estar formateada con nombres de columna. Copia los nombres de las columnas esperadas haciendo clic en el icono junto a cada información.
Las siguientes columnas son necesarias:
Nombre (placeholdername.first_name) obligatorio
Apellido (placeholdername.last_name) obligatorio
Dirección de correo electrónico (placeholdername.email_address) obligatorio
Idioma (placeholdername.locale) obligatorio. Estos son los valores permitidos:
de (para Alemán)
en (para Inglés)
es (para Español)
fr (para Francés)
it (para Italiano)
nl (para Holandés)
pl (para Polaco)
Número de teléfono (placeholdername.phone_number) obligatorio solo si el método de autenticación de tu firmante es un código SMS. El formato del número de teléfono debe estar en formato E.164:
[+][código de país][número de abonado incluyendo el código regional]
El número puede tener un máximo de quince dígitos.
Ejemplo: +33 6 02 03 04 05
El archivo CSV debe contener un máximo de 500 líneas (excluyendo la primera línea con encabezados).
La plantilla de archivo CSV debe contener todas las columnas necesarias para cada firmante marcador de posición. Por ejemplo, si tienes dos firmantes modificables, debes agregar las columnas anteriores para cada firmante.
Guarda la hoja de cálculo en formato CSV.
Elige separadores de coma o punto y coma (solo asegúrate de usar el mismo en tu archivo).
Vuelve a Yousign, impórtalo o arrástralo.
Si tu plantilla contiene un campo de texto de solo lectura vinculado a un firmante modificable
Se te pedirá que los completes en tu archivo CSV, agregando una columna por cada campo de texto de solo lectura:
Esto te permitirá completar tu documento con información diferente para cada firmante.
Verificar el archivo CSV
Si hay errores de formato, como una columna faltante o encabezados faltantes, necesitarás volver a cargar tu archivo CSV.
👉 Lee nuestro artículo sobre el tema.
Después de importar con éxito tu archivo CSV, se te pedirá que revises las líneas importadas:
En la pestaña "Errores" (si tienes alguna), verás las líneas donde hay errores en las celdas. Los errores pueden ser un valor faltante, un carácter no autorizado, una dirección de correo electrónico o número de teléfono inválido, o un idioma no aceptado.
En la pestaña "Líneas válidas", verás todas las líneas que han sido interpretadas correctamente.
Si tu CSV contiene errores, necesitarás corregir estos errores en tu hoja de cálculo antes de volver a importarlo en Yousign haciendo clic en "Reemplazar."
👉 Lee nuestro artículo sobre el tema.
Una vez que tu CSV esté libre de errores, puedes proceder al paso final antes de enviar las invitaciones de firma.
Revisar las Invitaciones de Firma
En este último paso, verás un resumen de las invitaciones de firma que se enviarán en el envío masivo.
Revísalas cuidadosamente, ya que no será posible pausar el envío o modificar una invitación de firma más tarde.
En caso de que la plantilla utilizada contenga:
Uno o más firmantes recurrentes,
Uno o más aprobadores,
Uno o más seguidores,
Nota que serán notificados para cada invitación de firma enviada, ya que son destinatarios de cada invitación de firma individual.
Como el remitente de este envío masivo, no serás notificado de cada evento en cada invitación de firma, a diferencia del envío individual de una invitación de firma, para evitar una avalancha de correos electrónicos.
Haz clic en "Siguiente".
Confirma el envío haciendo clic en "Confirmar y enviar ahora."
Seguimiento de Invitaciones Masivas
Después de crear tu Envío Masivo, puedes acceder a la sección "Invitaciones Masivas" bajo el menú "Firmas."
En esta página, puedes:
Ver la lista de todos los envíos masivos,
Modificar borradores de envíos masivos (aquellos no enviados aún),
Monitorear el progreso de cada invitación de firma de un envío masivo haciendo clic en ">": puedes realizar cualquier acción sobre las invitaciones de firma creadas a partir de un envío masivo.
