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Formulare werden nun über das Vorlagen-Tab verwaltet.
Um die Verwaltung wiederverwendbarer Dokumente zu erleichtern, sind Vorlagen und Forms nun im Hauptmenü unter Vorlagen zusammengefasst. Wenn Sie auf Vorlagen klicken, können Sie den Kippschalter oben auf der Seite verwenden, um zwischen Vorlagen und Forms zu wechseln.
In der Forms-Ansicht haben Sie Zugriff auf alle Formulare, die von Ihnen und Ihrem Team erstellt wurden.
Der/die Eigentümer:in, Admins und Nutzer:innen Ihrer Organisation können Formulare erstellen und bearbeiten.
Klicken Sie in der Zeile des Formulars, das Sie nutzen möchten, auf Teilen, um es auszufüllen oder andere Personen zum Ausfüllen einzuladen.
Ein Formular kann nur dann verwendet werden, wenn es den Status Aktiv hat. Danach hängt die Funktionsweise von der Art des Formulars ab:
Formular für eine:n Befragte:n
Formular für mehrere Befragte
Formular für eine:n Befragte:n teilen
Ein Formular für eine:n Befragte:n ermöglicht es einer Person, alle erforderlichen Informationen zur Erstellung des Dokuments auszufüllen.
Diesen Typ können Sie unter dem Formularnamen in der Formularansicht erkennen. Wenn ein Formular beispielsweise „NDA-Vorlage kopieren" heißt, wird der Formulartyp direkt unter dem Namen angezeigt.
So verwenden Sie ein Formular für eine:n Befragte:n:
Sie möchten das Formular selbst ausfüllen:
Wechseln Sie mit dem Kippschalter zur Forms-Ansicht.
Klicken Sie in der Formularzeile auf … (drei Punkte).
Klicken Sie auf Formular ausfüllen.
Sie möchten, dass jemand anderes das Formular ausfüllt:
Wechseln Sie zur Forms-Ansicht.
Klicken Sie in der Formularzeile auf Teilen.
Wählen Sie, wie das Formular geteilt werden soll:
Per E-Mail: Geben Sie die E-Mail-Adresse des/der Befragten ein.
Per Link: Kopieren Sie den Link des Formulars und teilen Sie ihn.
Wenn Sie den/die Befragte:n per E-Mail einladen, erhält die Person automatisch eine E-Mail-Einladung zum Ausfüllen des Formulars.
Wenn Sie den Link teilen, erhält der/die Befragte direkt Zugang zum Formular. Sie können diesen Link auf Ihrer Website veröffentlichen oder ihn bei Bedarf in einen QR-Code umwandeln.
Hinweis: Wenn das Formular privat ist, muss der/die Befragte sich unabhängig davon, ob Sie das Formular per E-Mail oder per Link geteilt haben, vor dem Zugriff mit Yousign authentifizieren.
Sobald das Formular vom Befragten/von der Befragten ausgefüllt wurde, wird Ihr Dokument automatisch erstellt und ist zur Unterschrift bereit!
Formular für mehrere Befragte teilen
Ein Formular für mehrere Befragte ermöglicht es Ihnen, Informationen von mehreren Personen einzusammeln, um automatisch das Dokument auszufüllen.
So teilen Sie ein Formular für mehrere Befragte:
Wechseln Sie zur Forms-Ansicht.
Klicken Sie in der Zeile des Formulars, das Sie verwenden möchten, auf Teilen.
Geben Sie die E-Mail-Adressen der Befragten ein. (Dies ist erforderlich, damit jeder Befragte ein eigenes Exemplar des Formulars erhält.)
Klicken Sie auf Teilen.
Die Befragten erhalten automatisch eine E-Mail, die sie dazu einlädt, ihre jeweiligen Formulare auszufüllen.
Anschließend werden Sie zu einer Signaturanfrage mit dem Status Sammeln von Daten weitergeleitet. Hier können Sie:
Fortschritt der Datenerfassung verfolgen
Befragten bei Bedarf Erinnerungen senden
So verfolgen Sie zuvor geteilte Formulare für mehrere Befragte nach:
Klicken Sie auf Vorlagen.
Wechseln Sie zur Forms-Ansicht.
Klicken Sie auf die Zeile des Formulars, das Sie nachverfolgen möchten.
Hier sehen Sie die Liste der Formulare, die geteilt wurden.
Wenn Sie spezifische Details zu einem geteilten Formular ansehen möchten, dann klicken Sie auf den relevanten Eintrag in der Liste.