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Automatisieren Sie die Vorbereitung Ihrer Dokumente
Verbringen Sie viel Zeit mit der Bearbeitung Ihrer Dokumente? Mit Forms müssen Sie Ihre wiederkehrenden Dokumente nicht mehr manuell ausfüllen, bevor Sie sie unterzeichnen lassen!
Erstellen und teilen Sie ganz einfach Formulare mit verschiedenen Stakeholdern (Ihren Unterzeichnern, Kunden oder Kollegen), um die erforderlichen Informationen zu sammeln. Jedes Mal, wenn das Formular ausgefüllt wird, wird Ihr Standarddokument automatisch generiert, ausgefüllt und ist bereit zur Unterzeichnung.
Die Formulare sind im Pro-Abonnement enthalten. Sie sind als Add-On-Modul in den One- und Plus-Abonnements verfügbar (Sie können eine unverbindliche 14-tägige Testphase starten).
In diesem Artikel werden wir die Schritte zur Erstellung eines Formulars im Detail erläutern.
Die verschiedenen Schritte zur Erstellung eines Formulars
Die Erstellung eines Formulars besteht aus drei Hauptteilen:
Die Vorbereitung Ihres Standarddokuments (außerhalb der Yousign-Anwendung)
Die Konfiguration der zukünftigen generierten Dokumente
Die Anpassung Ihres Formulars
Die Erstellung eines Formulars kann je nach Dokument bis zu 15 Minuten dauern, aber Sie müssen Ihr Formular nur einmal erstellen, um unbegrenzt zugehörige Dokumente automatisch zu generieren.
Schritt 1: Standarddokument vorbereiten
Bevor Sie ein Formular erstellen, müssen Sie das Dokument vorbereiten, das generiert wird, sobald das Formular ausgefüllt ist (außerhalb von Yousign). Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Öffnen Sie Ihr Standarddokument (oder ein bereits ausgefülltes altes Dokument) in einem Texteditor, der es Ihnen ermöglicht, es im .docx-Format herunterzuladen (wie Microsoft Word oder Google Docs).
Identifizieren Sie im Dokument die Informationen, die Sie mit Ihrem zukünftigen Formular sammeln möchten (dh. die Daten, die von Dokument zu Dokument variieren).
Umrahmen Sie diese Informationen mit doppelten Klammern {{}} und fügen Sie einen Namen zwischen diesen beiden doppelten Klammern hinzu: {{Vorname}}
👉 Im Verlauf dieses Artikels werden wir die Erstellung eines Formulars zur Automatisierung der Vertragsanstellungen Schritt für Schritt erläutern. Um Ihr Standarddokument vorzubereiten, müssen Sie Variablen wie den Vornamen und den Nachnamen des zukünftigen Mitarbeiters in Ihr Dokument einfügen. Fügen Sie die folgenden Variablen in Ihr Dokument ein: {{Mitarbeiter-Vorname}} und {{Mitarbeiter-Nachname}} an der Stelle, an der Sie sie auf Ihrem Dokument angeben möchten (dh. dort, wo Sie sie normalerweise manuell ausfüllen).
Laden Sie das Dokument im .docx-Format herunter.
Gehen Sie zu Yousign und zum Tab „Forms“.
Klicken Sie auf „Neues Formular“.
Stellen Sie sicher, dass Sie den Anweisungen gefolgt sind, und fahren Sie mit den nächsten Schritten fort.
Importieren Sie das Dokument.
Schritt 2: Konfigurieren Sie die Dokumente
Nachdem Ihr Dokument in Yousign importiert wurde, legen Sie fest, wer die generierten Dokumente bei jeder Formulareinreichung unterzeichnen wird, und die Parameter für zukünftige Einladungen zur Unterzeichnung. Die Bearbeitung des Formulars erfolgt zu einem späteren Zeitpunkt.
2.1: Hinzufügen von Unterzeichnern und Feldern zu Ihrem Standarddokument
In diesem Schritt können Sie Unterzeichner hinzufügen und Unterzeichnungsfelder zu Ihrem Standarddokument hinzufügen (genau wie beim Erstellen einer Einladung zur Unterzeichnung).
Sie haben die Möglichkeit, zwei Arten von Personen als Unterzeichner hinzuzufügen: immer dieselbe Person oder jedes Mal eine andere Person. Sie können so viele Unterzeichner hinzufügen, wie Sie möchten (bis zu 100 pro Formular).
Immer dieselbe Person auf allen generierten Dokumenten unterzeichnen lassen
Diese Person wird immer zur Unterzeichnung des aus diesem Formular generierten Dokuments eingeladen.
👉 Im Beispiel eines Arbeitsvertrags kann diese Person der/die Geschäftsführer/in Ihres Unternehmens sein, da er/sie alle Arbeitsverträge Ihres Unternehmens unterzeichnet.
Wenn es sich immer um dieselbe Person handelt und Sie die Kontaktdaten dieser Person bereits in Ihren Yousign-Kontakten haben:
Klicken Sie auf „Unterzeichner hinzufügen“,
Klicken Sie auf das Suchfeld und suchen Sie nach dem Kontakt,
Klicken Sie auf seinen Namen,
Ziehen Sie die erforderlichen Signaturfelder auf Ihr Dokument.
Wenn es sich immer um dieselbe Person handelt und Sie sie nicht in Ihren Yousign-Kontakten haben:
Klicken Sie auf „Unterzeichner hinzufügen“,
Klicken Sie auf „Erstellen“,
Wählen Sie die Option „Immer dieselbe Person“ aus,
Klicken Sie auf „Weiter“,
Geben Sie die Informationen ein,
Ziehen Sie die erforderlichen Signaturfelder auf Ihr Dokument.
Jedes Mal eine andere Person unterzeichnen lassen, wenn ein Dokument generiert wird
Ein Unterzeichner wird bei jedem generierten Dokument anders sein, und Sie möchten mit dem Formular seine Informationen sammeln.
👉 Im Beispiel eines Arbeitsvertrags kann diese Person der/die zukünftige Mitarbeiter/in sein, der/die seinen/ihren eigenen Vertrag unterzeichnen muss.
Um einen anderen Unterzeichner hinzuzufügen:
Klicken Sie auf „Unterzeichner hinzufügen“,
Klicken Sie auf „Erstellen“,
Wählen Sie die Option „Jedes Mal eine andere Person“ aus,
Geben Sie die Rolle der Person an (im Beispiel des Arbeitsvertrags „Zukünftiger Mitarbeiter“),
Wählen Sie die Sprache aus,
Klicken Sie auf „Unterzeichner hinzufügen“,
Ziehen Sie die erforderlichen Signaturfelder auf Ihr Dokument.
Sobald alle Ihre Unterzeichner und Felder hinzugefügt wurden (Unterschriften, Vermerke usw.), können Sie auf „Weiter“ klicken, um zur Einrichtung von den Signatureinladungen zu gelangen.
2.2: Zukünftige Einladungen zur Unterzeichnung konfigurieren
In diesem Schritt konfigurieren Sie die Signatureinladungen, die aus dem Formular generiert werden. Folgende Einstellungen sind möglich:
Benennen Sie die zukünftigen Signatureinladungen (generiert durch das Formular) individuell,
Fügen Sie eine personalisierte Nachricht hinzu (falls erforderlich),
Passen Sie die Ablauf- und automatischen Erinnerungsdaten an,
Entscheiden Sie, ob ein Branding angewendet werden soll oder nicht,
Klicken Sie auf „Weiter“, um zum letzten Schritt zu gelangen.
Schritt 3: Formular konfigurieren
Dieser letzte Schritt ist der wichtigste, da Sie hier die Fragen und das erwartete Antwortformat konfigurieren können, um den Befragten dabei zu helfen, das Formular auszufüllen.
Unterschied zwischen einem Befragten und einem Unterzeichner
Ein Befragter ist die Person, die für das Ausfüllen der Informationen im Formular verantwortlich ist.
Ein Unterzeichner ist eine Person, die zur Unterzeichnung des generierten Dokuments eingeladen wird, sobald das Formular ausgefüllt ist.
Ein Befragter kann (oder auch nicht) ein Unterzeichner des Dokuments sein.
Ein Unterzeichner kann (oder auch nicht) ein Befragter sein.
👉 Im Beispiel des Arbeitsvertrags könnten wir 3 Befragte haben:
Der zukünftige Mitarbeiter (der auch Unterzeichner ist)
Der Manager des zukünftigen Mitarbeiters (der kein Unterzeichner ist)
Der Personalchef (der kein Unterzeichner ist)
Und ein Unterzeichner, der kein Befragter ist:
Der/Die Geschäftsführer/in, der/die nur Unterzeichner ist (er/sie wird kein Formular ausfüllen)
Wahl zwischen einem Formular mit einem einzelnen oder mehreren Befragten
Bestimmen Sie zunächst, wie viele Personen die Informationen ausfüllen müssen, um das Dokument zu erstellen (zwischen 1 und 5 Personen).
Einzelner Befragter: Wenn eine Person die Informationen ausfüllen muss, die für die Generierung des Dokuments erforderlich sind.
Mehrere Befragte: Wenn mehrere Personen die Informationen ausfüllen müssen, die für die Generierung des Dokuments erforderlich sind (2 bis 5 Personen).
Erinnerung: Diese Personen können Unterzeichner des Dokuments sein oder auch nicht.
Besonderheit im Fall eines Formulars mit mehreren Befragten
Wenn Sie Informationen von mehreren Personen sammeln müssen, um Ihr Dokument zu generieren:
Beginnen Sie damit, zu bestimmen, wer die Informationen zu welchen Variablen angeben muss.
👉 Im Beispiel des Arbeitsvertrags:
Die Daten des zukünftigen Mitarbeiters würden dem zukünftigen Mitarbeiter wie Vorname, Nachname, Adresse usw. zugeordnet.
Die Daten zu den Aufgaben könnten dem Manager zugewiesen werden.
Die Daten zu Datum des Stellenantritts und Gehalt könnten vom Personalchef ausgefüllt werden. Dann hätten wir drei Formulare zu bearbeiten.
Klicken Sie dann auf "Weiter", um das erste Formular zu bearbeiten: Sie müssen so viele Formulare konfigurieren, wie es Befragte gibt.
Schritt 3.1: Variablen bearbeiten
Alle Variablen, die dem Befragten zugeordnet sind, werden auf der linken Seite Ihres Bildschirms angezeigt, und Sie können Ihr Standarddokument in der rechten Bildschirmhälfte für zusätzlichen Kontext anzeigen.
Klicken Sie auf „Bearbeiten“ neben dem Titel, um den Titel des Formulars zu ändern und gegebenenfalls eine Beschreibung hinzuzufügen.
Klicken Sie dann auf „Bearbeiten“ neben jeder Variablen:
Geben Sie die Frage ein, die für die Erfassung der Variablen gestellt werden muss.
Wählen Sie das gewünschte Antwortformat (um Fehler zu vermeiden) zwischen Kurze Antwort, Lange Antwort, Datum, E-Mail, Telefon und Dropdown-Liste aus.
Fügen Sie bei Bedarf eine Antwortvorschlag hinzu.
Fügen Sie bei Bedarf eine Beschreibung hinzu.
Geben Sie an, ob die Frage optional ist oder nicht.
Wiederholen Sie diese Schritte für jede Variable.
Eine Vorschau des Formulars kann durch Klicken auf "Formular-Vorschau" angezeigt werden
Schritt 3.2: Konfigurieren Sie die Kontaktinformationen der Unterzeichner
Wenn der Befragte selbst Unterzeichner des Dokuments ist (oder wenn er die Informationen eines Unterzeichners angeben muss), wird ein zusätzlicher Abschnitt angezeigt. Dieser Abschnitt dient dazu, die Informationen des Unterzeichners zu sammeln, um ihm eine Einladung zur Unterzeichnung des generierten Dokuments zu senden (Vorname, Nachname, E-Mail und Mobiltelefon).
Sie können das automatische Ausfüllen der erforderlichen Informationen aktivieren und sie mit Variablen verknüpfen, die bereits in dem Formular abgefragt wurden, um eine doppelte Eingabe für den Befragten zu vermeiden.
Warnung: Die verknüpften Variablen müssen das richtige Format haben (Kurzantwort für Vor- und Nachname, E-Mail-Format für E-Mail, Telefon-Format für Mobiltelefon) und dürfen nicht optional sein.
Schritt 3.3: Konfigurieren Sie die Erfolgsseite
Nachdem der Fragebogen vom Befragten ausgefüllt wurde, wird eine Erfolgsseite angezeigt. Sie können diese mit einem Titel und einer personalisierten Nachricht ändern.
Nachdem der Fragebogen und die Erfolgsseite konfiguriert sind, klicken Sie auf "Weiter" oben rechts, wiederholen Sie diese Schritte für jeden Fragebogen (im Falle eines Fragebogens mit mehreren Befragten) und gehen Sie dann zur Konfiguration des Fragebogens.
Schritt 3.4: Konfigurieren Sie den Fragebogen
Nachdem der/die Fragebogen/Fragebögen bearbeitet wurde/n, konfigurieren Sie die Einstellungen entsprechend Ihren Bedürfnissen:
Geben Sie einen Namen an (um ihn in Ihrem Formular-Dashboard zu finden),
Erlauben Sie das Herunterladen des Dokuments durch Ihre Befragten oder nicht (diese Option ist nützlich, um dem Befragten beim Ausfüllen des Fragebogens mehr Kontext zu geben),
Nur für Fragebögen mit einzelnen Befragten: Wählen Sie die Sichtbarkeit Ihres Fragebogens zwischen öffentlich (um ihn mit einem Link für die externe Nutzung zu teilen) oder intern (nur Benutzer Ihres Accounts auf Yousign können ihn ausfüllen, für die interne Verwendung),
Wählen Sie dann, ob Sie das Dokument nach der Generierung überprüfen möchten oder ob Sie automatisch den Versand zur Unterzeichnung an die Unterzeichner auslösen möchten,
Fügen Sie Personen hinzu, die benachrichtigt werden sollen, wenn der Fragebogen ausgefüllt und das Dokument generiert wurde.
Herzlichen Glückwunsch, Sie haben ein Formular erstellt. Verwenden Sie es jetzt, um im Handumdrehen alle Ihre wiederkehrenden Dokumente zu generieren. Erfahren Sie hier, wie Sie sie verwenden.