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Wenn eine Signaturanfrage auf Yousign abgeschlossen wird, wird automatisch für jede:n Unterzeichner:in ein Prüfprotokoll erstellt. Dieses Prüfprotokoll ist wichtig, um die Integrität Ihrer einfachen und fortgeschrittenen elektronischen Signaturen zu gewährleisten.
Was ist ein Prüfprotokoll?
Die Nachweisdatei, auch Audit-Trail, Prüfpfad oder Prüfprotokoll genannt, ist ein umfassendes Dokument, das alle wichtigen Informationen enthält, die zum erfolgreichen Abschluss der Signatur beigetragen haben. Sie dient im Falle eines Rechtsstreits als Garantie und ermöglicht es, den Ablauf der elektronischen Signatur technisch nachzuvollziehen.
Für jede:n Unterzeichner:in wird ein eindeutiges Prüfprotokoll erstellt.
Für qualifizierte elektronische Signaturen (QES) ist die Erstellung eines Prüfprotokolls nicht gesetzlich vorgeschrieben und deshalb auch auf Yousign nicht verfügbar.
Prüfprotokolle verstehen
Das Prüfprotokoll ist ein PDF-Dokument, das eine Reihe von Informationen enthält und einen detaillierten Überblick über jede Phase des elektronischen Signaturprozesses gibt.
Das Prüfprotokoll ist ein eigenständiges Dokument und nicht im unterzeichneten Dokument enthalten, da es nur im Falle einer Anfechtung erforderlich ist.
Ein Prüfprotokoll enthält:
Absenderinformationen: Nachname, Vorname, ID, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Unternehmen und IP-Adresse.
Informationen über den/die Unterzeichner:in der Signaturanfrage (Signer): Nachname, Vorname, ID, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und IP-Adressen.
Informationen zur Authentifizierung des Unterzeichners/der Unterzeichnerin (Authentication): verwendete Authentifizierungsmethode (ohne Code, mit per SMS gesendetem Code oder mit per E-Mail gesendetem Code) und Validierungszeit.
Informationen zur Unterschrift: Kontext der Unterschrift (Unterschrift über einen geteilten Signatur-Link, Vor-Ort-Unterschrift oder Unterschrift über den per E-Mail gesendeten Link), Datum der Einwilligung und Datum der Validierung der Unterschrift.
Angaben zu den unterzeichneten Dokumenten: Namen, IDs, Dokumenttypen.
In der Yousign-Web-App ist das Prüfprotokoll nur auf Englisch verfügbar (unabhängig von der Sprache Ihres Accounts oder des Unterzeichners/der Unterzeichnerin). Sie können die Sprache des Prüfprotokolls nur dann verändern, wenn Sie die API verwenden.
Das Prüfprotokoll enthält alle Informationen, die zur Nachvollziehung einer Unterschrift erforderlich sind, sowie einen für das PDF-Dokument spezifischen alphanumerischen Fingerabdruck (oder „Hash“).
Der Hash des unterzeichneten Dokuments wird verwendet, um die Integrität des Dokuments zu verifizieren. Das bedeutet, wenn das Dokument nach der Unterschrift in irgendeiner Weise verändert wird, dass der Hash des Dokuments nicht mehr mit dem Fingerabdruck übereinstimmt. Das weist dann auf eine Änderung hin.
Prüfprotokoll herunterladen
Das Prüfprotokoll steht allen Kontonutzer:innen zur Verfügung, die Zugriff auf die Signaturanfrage haben (externe Unterzeichner:innen und Genehmiger:innen haben keinen Zugriff).
Sobald die Signaturanfrage abgeschlossen ist, können Sie das Prüfprotokoll auf der Detailseite der Signaturanfrage herunterladen:
Klicken Sie auf das „...“-Symbol in der oberen rechten Ecke neben dem „Dokument herunterladen“-Button.
Klicken Sie dann auf „Nachweisdatei herunterladen“.
Der Download startet automatisch und Sie erhalten eine .zip-Datei, die alle Prüfprotokolle der Unterzeichner:innen enthält.
Bei abgelaufenen, stornierten oder laufenden Anträgen sind die Beweismittelordner nicht über die allgemeine Schaltfläche oben auf der Seite verfügbar, sondern nur auf der Ebene der einzelnen Unterzeichner, die bereits unterschrieben haben.
Alternativ können Sie auf das „...“-Symbol neben dem Namen des Unterzeichners/der Unterzeichnerin klicken, um nur das mit dieser Person verbundene Prüfprotokoll herunterzuladen.
Bitte beachten Sie: Das Prüfprotokoll wird erst erstellt, wenn der/die Unterzeichner:in das/die Dokument(e) unterzeichnet hat.
Es ist nicht möglich, alle Prüfprotokolle für all Ihre Dokumente auf einmal herunterzuladen.