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Yousign-Integrations-Events nutzen, um HubSpot-Workflows auszulösen

Schritt-für-Schritt: Erstellung eines Workflows mit Yousign-Events

Sie brauchen weitere Automatisierungen?

Steigern Sie Ihre Produktivität, indem Sie Yousign-Signaturanfrage-Events als Auslöser in HubSpot-Workflows verwenden. Mit Automatisierungen sorgen Sie dafür, dass Ihr CRM auf dem neuesten Stand bleibt, und helfen Ihrem Team dabei, basierend auf dem Fortschritt von Signaturanfragen ganz ohne manuelle Eingriffe zeitnah zu handeln.

Workflows sind nur in bestimmten kostenpflichtigen HubSpot-Paketen (Professional und Enterprise) enthalten.

Yousign-Integrations-Events nutzen, um HubSpot-Workflows auszulösen

Die Verbindung von Yousign-Events mit HubSpot-Workflows eröffnet neue Automatisierungsmöglichkeiten. Das sind die Hauptvorteile:

Dealfortschritt automatisieren: Bringen Sie einen Deal in der Pipeline voran, wenn ein Dokument unterzeichnet wurde.
Reaktionsschnelle verbessern: Benachrichtigen Sie Ihr Team, wenn ein:e Unterzeichner:in ein Dokument öffnet oder die Unterschrift verweigert.
CRM-Datenqualität erhalten: Aktualisieren Sie automatisch Eigenschaften wie den Signaturstatus.
Follow-ups auslösen: Starten Sie Marketing- oder Sales-Sequenzen basierend auf dem Dokumentenfortschritt.

Schritt-für-Schritt: Erstellung eines Workflows mit Yousign-Events

So erstellen Sie einen Workflow, der auf Yousign-Events in HubSpot reagiert:

1. „Workflows“ in HubSpot öffnen

Klicken Sie auf: Automatisierung → Workflows → Klicken Sie dann auf Workflow erstellen

Wählen Sie das Objekt, auf dem der Workflow basieren sollte:

Abhängig davon, aus welchem Objekt Sie Ihre Signaturanfragen erstellen, handelt es sich dabei am häufigsten um Deals, Unternehmen, oder Kontakte.

2. Aufnahmetrigger festlegen

Wählen Sie: Activität → Integrations-Events → Yousign

Sie sehen ein Event mit dem Namen Yousign Signaturanfrage.

Dieses Event erfasst alle Arten von Signaturanfrageaktivitäten, darunter auch:

Anfragestatusänderungen (z. B. Erledigt, Abgebrochen, Abgelaufen usw.)
Unterzeichner:in hat den Signaturlink geöffnet
Unterzeichner:in hat die Anfrage unterzeichnet

3. Nur bestimmte Events nutzen (optional)

Signaturanfragestatus: Im Anschluss können Sie nach einem oder mehreren Signaturanfragestatus filtern, zum Beispiel Erledigt, Abgebrochen, Abgelaufen …

Gesamte Liste der Anfragestatus ansehen

Status	Bedeutung
`Entwurf`	Die Signaturanfrage wurde gestartet, aber noch nicht an die Unterzeichner:innen versendet. Sie können die Signaturanfrage vor dem Versand jederzeit noch bearbeiten.
`Genehmigung`	Die Signaturanfrage muss noch von festgelegten Genehmiger:innen genehmigt werden.
`Ausstehend`	Die Signaturanfrage wurde an die Unterzeichner:innen versendet. Es wurden noch nicht alle Unterschriften abgeschlossen.
`Erledigt`	Alle Unterzeichner:innen haben die Dokumente in der Signaturanfrage unterschrieben.
`Abgelehnt`	Die Signaturanfrage wurde von einem oder einer der Genehmiger:innen abgelehnt.
`Verweigert`	Die Signaturanfrage wurde von einem oder einer der Unterzeichner:innen verweigert.
`Abgebrochen`	Die Signaturanfrage wurde versendet und dann von einem oder einer Unterzeichner:in abgebrochen.
`Abgelaufen`	Eine:r oder mehrere Genehmiger:innen und/oder Unterzeichner:innen haben Ihre Dokumente nicht vor dem Ablaufdatum Ihrer Signaturanfrage genehmigt und/oder unterzeichnet. Sie können Ihre abgelaufene Signaturanfrage allerdings reaktivieren, um die Unterschrifts-Deadline zu verlängern.
`Gelöscht`	Die Signaturanfrage wurde in den Papierkorb verschoben.

Event-Name: Im Anschluss können Sie nach einem oder mehreren der folgenden Event-Namen filtern:
- Signaturanfragestatus hat sich geändert
- Unterzeichner:in hat den Signaturlink geöffnet
- Unterzeichner:in hat unterschrieben

4. Workflow-Aktionen hinzufügen

Sobald die Trigger und Filter konfiguriert wurden, wählen Sie, was als Nächstes passiert.

Workflow-Beispiele („Rezepte“)

Hier sind ein paar gebrauchsfertige Workflow-„Rezepte“:

1. Deal nach „Abgeschlossen und gewonnen“ verschieben, wenn die Signatur abgeschlossen wurde

Trigger: Signaturanfragestatus = Erledigt
Aktion: Dealphase zu Abgeschlossen und gewonnen aktualisieren

Beispiel ansehen

2. Sales-Angestellte benachrichtigen, wenn ein Dokument geöffnet wurde

Trigger: Event-Name = Unterzeichner:in hat den Signaturlink geöffnet
Aktion: Interne Benachrichtigung an den für den Deal zuständigen Mitarbeiter senden

Dies ist nützlich, um den Vertrieb daran zu erinnern, eine Erinnerung zu senden, wenn ein Dokument angesehen, aber nicht unterzeichnet wurde.

Beispiel ansehen

3. Rechtsabteilung benachrichtigen, wenn eine Anfrage verweigert oder abgelehnt wurde

Trigger: Signaturanfragestatus = Verweigert oder Abgelehnt
Aktion: Aufgabe erstellen oder Slack/E-Mail an die Rechtsabteilung senden

4. Benutzerdefinierte Eigenschaft mit dem Signaturstatus aktualisieren

Trigger: Event-Name = Signaturanfragestatus hat sich geändert
Aktion: Benutzerdefinierte Eigenschaft im Deal oder Kontakt aktualisieren (z. B. Letzter Yousign-Status)

Das sorgt dafür, dass Ihre CRM-Daten aktuell bleiben und ermöglicht eine bessere Berichterstattung.

Empfohlene Vorgehensweisen

Nutzen Sie Verzweigungslogik, um verschiedene Status im selben Workflow unterschiedlich zu behandeln.
Testen Sie den Workflow mit internen Signaturanfragen, bevor Sie ihn live einführen.
Geben Sie Ihren Workflows verständliche Namen, z. B. [Yousign] Deal automatisch verschieben, wenn Signatur erledigt.