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Wenn Sie dasselbe Dokument von zahlreichen verschiedenen Unterzeichnern unterschreiben lassen müssen, ist dies mit der Funktion Massenversand möglich. Jede Signaturanforderung wird automatisch aus einer CSV-Datei generiert und an jeden Unterzeichner einzeln gesendet.
Massenversand starten
Um mehrere Signaturanfragen gleichzeitig zu versenden, müssen Sie eine Vorlage mit mindestens einem/einer Platzhalter-Unterzeichner:in verwenden. Der Platzhalter wird dann automatisch durch die in einer CSV-Datei aufgelisteten Unterzeichner:innen ersetzt.
Wenn Sie noch keine aktive Vorlage mit Platzhalter-Unterzeichner:in haben, sollten Sie diese Vorlage erstellen, bevor Sie Ihren Massenversand starten.
Sie können einen Massenversand von der „Anfragen“-, „Massenanfragen“- oder „Vorlagen“-Seite aus starten.
Der Massenversand ist in den folgenden Lizenzen enthalten (und kann von allen Nutzer:innen des Accounts verwendet werden):
Plus (1 Massenversand pro Monat)
Pro (10 Massenversände pro Monat)
Scale (10 Massenversände pro Monat)
Die Free- und One-Lizenzen enthalten keinen Massenversand, oder während der kostenlosen Testphase
Option 1 - Von der „Anfragen“-Seite:
Klicken Sie auf den Pfeil rechts neben dem grünen Button oben rechts auf der Seite.
Wählen Sie „Neuer Massenversand“.
Option 2 - Von der „Massenanfragen“-Seite:
Klicken Sie oben rechts auf den grünen Button „Neuer Massenversand“.
Option 3 - Von der „Vorlagen“-Seite:
Wählen Sie die Vorlage aus, die Sie verwenden möchten.
Klicken Sie auf das „…“-Symbol rechts neben der Vorlage.
Die Option erscheint nur, wenn Ihre Vorlage aktiv ist und mindestens eine:n Platzhalter-Unterzeichner:in enthält.
Wählen Sie „Massenversand aus Vorlage“.
Hinweis: Sie können die ausgewählte Vorlage während der Vorbereitung auf den Massenversand nicht mehr bearbeiten. Stellen Sie daher sicher, dass Ihre Vorlage auch wirklich einsatzbereit ist, bevor Sie einen Massenversand mit dieser Vorlage erstellen.
Massenversand vorbereiten
Nachdem Ihr Massenversand gestartet wurde, können Sie ihn vorbereiten:
Nutzen Sie die Suchleiste, um eine Vorlage auszuwählen oder zu bearbeiten (oder erstellen Sie eine neue Vorlage und starten Sie den Massenversand später erneut).
Ihre Vorlage muss aktiv sein, mindestens eine:n Platzhalter-Unterzeichner:in enthalten und das einfache elektronische Signaturniveau muss für alle im Versand enthaltenen Unterzeichner:innen ausgewählt sein. Falls eins dieser Kriterien nicht erfüllt ist, können Sie die Vorlage nicht verwenden.
Ändern Sie, falls nötig, die Bezeichnung des Massenversands. Standardmäßig wird nämlich der Name der verwendeten Vorlage übernommen. Die Bezeichnung ist nur für interne Benutzer:innen sichtbar und erleichtert das Auffinden des Versands in der Yousign-Web-App.
Passen Sie, wenn nötig, den Namen der resultierenden Anfragen an, die mit dem Massenversand erstellt wurden. Standardmäßig werden die Anfragen nach der verwendeten Vorlage benannt.
Sie können ein Suffix oder eine Variable am Ende des Anfragenamens anfügen, der dem vollen Namen (Vorname + Nachname) des ausgewählten Platzhalter-Unterzeichners oder der ausgewählten Platzhalter-Unterzeichnerin entspricht.
Wenn Sie die Option „Kein Suffix“ auswählen, haben alle Signaturanfragen denselben Namen.
Wenn Sie mehreren Workspaces angehören, müssen Sie den Workspace auswählen, in dem Sie den Massenversand erstellen möchten.
Klicken Sie oben rechts auf der Seite auf „Start“.
Hinweis: Sie können die ausgewählte Vorlage während der Vorbereitung auf den Massenversand nicht mehr bearbeiten. Stellen Sie daher sicher, dass Ihre Vorlage auch wirklich einsatzbereit ist, bevor Sie einen Massenversand mit dieser Vorlage erstellen.
CSV-Datei hochladen
Bei diesem Schritt müssen Sie eine CSV-Datei mit den Angaben Ihrer Unterzeichner:innen erstellen:
Laden Sie entweder die CSV-Vorlage herunter (empfohlene Option)
oder erstellen Sie Ihre eigene CSV-Datei.
Der Massenversand basiert auf dem Import einer CSV-Datei. Jede Zeile in Ihrer Datei führt zur Erstellung einer eigenen Signaturanfrage.
CSV-Datei mit der CSV-Vorlage erstellen (empfohlene Option):
Klicken Sie auf „CSV-Vorlage herunterladen“.
Um Ihnen bei der Vorbereitung Ihrer CSV-Datei zu helfen, wird automatisch eine CSV-Vorlage mit Spalten erstellt, die zur von Ihnen verwendeten Vorlage passen.
Öffnen Sie die Datei mit einem Tabellenkalkulationseditor wie Excel oder Google Sheets, um sie außerhalb von Yousign auszufüllen.
Füllen Sie alle erforderlichen Angaben aus:
Vorname (first_name) (Pflichtfeld)
Nachname (last_name) (Pflichtfeld)
E-Mail-Adresse (email_address) (Pflichtfeld)
Sprache (locale) (Pflichtfeld). Hier sind die erlaubten Werte:
de (für Deutsch)
en (für Englisch)
es (für Spanisch)
fr (für Französisch)
it (für Italienisch)
nl (für Niederländisch)
pl (für Polnisch)
Telefonnummer (phone_number) nur dann ein Pflichtfeld, wenn die Authentifizierungsmethode des Unterzeichners oder der Unterzeichnerin ein SMS-Code ist. Die Telefonnummer muss im E.164-Format vorliegen:
[+][Ländercode][Telefonnummer einschließlich Vorwahl]
Die Nummer kann maximal fünfzehn Ziffern umfassen.
Beispiel: +49 69 123456
Die CSV-Datei darf (ohne die Kopfzeile) maximal 500 Zeilen enthalten.
Speichern Sie die Datei im CSV-Format.
Wählen Sie Komma- oder Semikolon-Trennzeichen (stellen Sie nur sicher, dass Sie überall das gleiche Format in Ihrer Datei verwenden).
Kehren Sie zu Yousign zurück, laden Sie die Datei hoch oder legen Sie sie per Drag-and-drop auf der Seite ab.
CSV-Datei selbst erstellen
Sie können Ihre CSV-Datei auch (ohne die vorgeschlagene Vorlage) in einem Tabellenkalkulationseditor wie Excel oder Google Sheets nach den folgenden Regeln selbst erstellen:
Die erste Zeile Ihrer CSV-Datei muss mit Spaltennamen formatiert sein. Kopieren Sie die erwarteten Spaltennamen, indem Sie auf das Icon neben jeder Angabe klicken.
Die folgenden Spalten werden erwartet:
Vorname (placeholdername.first_name) (Pflichtfeld)
Nachname (placeholdername.last_name) (Pflichtfeld)
E-Mail-Adresse (placeholdername.email_address) (Pflichtfeld)
Sprache (placeholdername.locale) (Pflichtfeld). Hier sind die erlaubten Werte:
de (für Deutsch)
en (für Englisch)
es (für Spanisch)
fr (für Französisch)
it (für Italienisch)
nl (für Niederländisch)
pl (für Polnisch)
Telefonnummer (placeholdername.phone_number) nur dann ein Pflichtfeld, wenn die Authentifizierungsmethode des Unterzeichners oder der Unterzeichnerin ein SMS-Code ist. Die Telefonnummer muss im E.164-Format vorliegen:
[+][Ländercode][Telefonnummer einschließlich Vorwahl]
Die Nummer kann maximal fünfzehn Ziffern umfassen.
Beispiel: +49 69 123456
Die CSV-Datei darf (ohne die Kopfzeile) maximal 500 Zeilen enthalten.
Die CSV-Datei-Vorlage muss alle benötigten Spalten für jede:n Platzhalter-Unterzeichner:in enthalten. Wenn Sie beispielsweise zwei Platzhalter-Unterzeichner:innen haben, müssen Sie die oben genannten Spalten für jede:n Unterzeichner:in hinzufügen.
Speichern Sie die Tabelle im CSV-Format.
Wählen Sie Komma- oder Semikolon-Trennzeichen (stellen Sie nur sicher, dass Sie überall das gleiche Format in Ihrer Datei verwenden).
Kehren Sie zu Yousign zurück, importieren Sie die Datei oder legen Sie sie per Drag-and-drop auf der Seite ab.
CSV-Datei überprüfen
Wenn es Formatierungsfehler wie zum Beispiel eine fehlende Spalte oder fehlende Überschriften gibt, müssen Sie Ihre CSV-Datei erneut hochladen.
Nach dem erfolgreichen Import Ihrer CSV-Datei werden Sie dazu aufgefordert, die importierten Zeilen zu überprüfen:
Im Tab „Fehler“ (falls vorhanden) sehen Sie die Zeilen, in denen Fehler in den Zellen vorliegen. Fehler können ein fehlender Wert, ein nicht autorisiertes Zeichen, eine ungültige E-Mail-Adresse oder Telefonnummer oder ein nicht unterstütztes Sprachgebiet sein.
Im Tab „Gültige Zeilen“ sehen Sie alle Zeilen, die korrekt interpretiert wurden.
Wenn Ihre CSV-Datei Fehler enthält, müssen Sie diese Fehler in Ihrer Tabelle korrigieren, bevor Sie sie erneut auf Yousign hochladen. Klicken Sie dafür auf „Ersetzen“.
Sobald Ihre CSV-Datei fehlerfrei ist, können Sie mit dem letzten Schritt vor dem Versand der Signaturanfragen fortfahren.
Signaturanfrage überprüfen
In diesem letzten Schritt wird Ihnen eine Zusammenfassung der Signaturanfragen angezeigt, die im Massenversand versendet werden.
Bitte überprüfen Sie diese gründlich, da es nicht möglich ist, den Versand zu unterbrechen oder eine Signaturanfrage später nochmal zu verändern.
Falls die verwendete Vorlage das Folgende enthält:
einen oder mehrere wiederkehrende Unterzeichner:innen
einen oder mehrere Genehmiger:innen
einen oder mehrere Follower:innen
In diesem Fall sollten Sie beachten, dass diese Personen über jede gesendete Signaturanfrage benachrichtigt werden, da sie Empfänger:innen jeder einzelnen Signaturanfrage sind.
Als Absender:in des Massenversands werden Sie im Gegensatz zum Einzelversand einer Signaturanfrage nicht über jedes Ereignis bei jeder Signaturanfrage benachrichtigt. So wollen wir eine Flut an E-Mails vermeiden.
Klicken Sie auf „Weiter“.
Bestätigen Sie den Versand, indem Sie auf „Bestätigen und versenden“ klicken.
Massenanfrage verfolgen
Nachdem Sie Ihren Massenversand erstellt haben, können Sie über das Menü „Anfragen“ unter „Massenanfragen“ darauf zugreifen.
Auf dieser Seite können Sie:
die Liste aller Massenversände einsehen,
Entwürfe von Massenversänden bearbeiten (die noch nicht versendet wurden),
den Fortschritt der einzelnen Signaturanfragen eines Massenversands nachverfolgen, indem Sie auf „>“ klicken: Auch für Signaturanfragen, die mit einem Massenversand erstellt wurden, können Sie jede beliebige Aktion durchführen.