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Sebbene oltre il 99% delle email inviate tramite Yousign venga consegnato con successo, ci sono rare occasioni in cui il destinatario non riceve la notifica email per una richiesta di firma. Ecco come puoi risolvere il problema.
Controlla i dettagli della richiesta di firma
Accedi al tuo account Yousign, individua la richiesta di firma pertinente e apri la pagina dei dettagli.
Vedrai un elenco di tutti i destinatari insieme allo stato della loro email di invito (accanto al loro indirizzo email).
Esistono diversi casi possibili:
Nessuna informazione
Inviata
Consegnata
Mancata consegna
Di seguito trovi i dettagli di ciascuno stato e come risolvere il problema in ogni caso.
Nessuna informazione viene visualizzata
Se non vengono visualizzate informazioni di consegna, le cause potrebbero essere le seguenti:
Il destinatario non è ancora autorizzato ad accedere alla richiesta di firma
Se ci sono approvatori, tutti gli approvatori devono approvare la richiesta prima che venga inviata ai firmatari.
Se i destinatari sono ordinati (compare un numero accanto al nome del destinatario), il destinatario precedente deve approvare o firmare prima che il successivo venga notificato.
Il destinatario riceverà automaticamente l'email quando sarà il suo turno.
La richiesta di firma è stata inviata tramite API con la modalità di consegna impostata su "nessuna"
Ciò significa che l'integratore dell'API di Yousign è responsabile della notifica ai destinatari.
In questo caso, nessuna email di invito viene inviata da Yousign.
Il destinatario ha disattivato le notifiche email nel proprio account Yousign
Può accedere al proprio account per firmare tramite la sezione Posta in arrivo, oppure puoi condividere manualmente il link per la firma.
Poiché le notifiche sono disattivate, il destinatario non riceverà un'email da Yousign.
Nota: Le informazioni di consegna non sono più disponibili una volta che tutti i destinatari della richiesta hanno completato le loro azioni (ad esempio, approvato, firmato, rifiutato) o se la richiesta è scaduta, annullata o eliminata.
La notifica appare come Inviata
Lo stato "Inviata" indica che l'email è attualmente in fase di invio al destinatario. Attendi alcuni istanti affinché lo stato di consegna venga aggiornato.
La notifica appare come Consegnata.
Lo stato "Consegnata" significa che l'email è stata inviata e accettata dal server del destinatario, ma non garantisce che sia arrivata nella sua casella di posta principale. Potrebbe essere finita nella cartella Spam o in altre cartelle.
Cosa fare:
Chiedi al destinatario di controllare la cartella Spam, Promozioni o altre cartelle se ha delle regole di smistamento attive.
Chiedi al destinatario di contattare il proprio dipartimento IT per verificare se sono in atto meccanismi di filtraggio nell'ambito della politica email aziendale. Puoi anche suggerire di aggiungere notifications@yousign.app e notifications@sandbox.yousign.app all'elenco dei mittenti sicuri.
La notifica appare come Mancata consegna
Se l'email non viene consegnata, ci possono essere diverse cause. Ecco come identificare e risolvere il problema:
Si è verificato un errore temporaneo di invio (soft bounce).
Questo accade quando l'indirizzo email del destinatario è valido, ma l'email non può essere consegnata.
Le cause più comuni includono:
Il server di posta del destinatario è temporaneamente non disponibile.
La casella di posta del destinatario è piena.
Cosa fare:
Contatta il destinatario per confermare il problema (ad esempio, casella di posta piena).
Puoi provare a inviare un promemoria per inviare una nuova email di notifica.
In alternativa, puoi condividere manualmente il link per la firma con il destinatario.
Questa opzione non è disponibile se l'autenticazione del firmatario non prevede un codice di sicurezza. In tal caso, puoi prima aggiornare la modalità di autenticazione.
Questa opzione non è disponibile se il livello di firma è QES.
Se hai un indirizzo email alternativo per il destinatario, modifica le sue informazioni per aggiornare l'indirizzo email. Un nuovo invito verrà inviato all'indirizzo aggiornato.
Si è verificato un errore permanente di invio (hard bounce)
Ciò significa che l'email è stata rifiutata per uno dei seguenti motivi:
L'indirizzo email del destinatario non è valido o non esiste.
Il server di posta del destinatario ha bloccato l'email.
Cosa fare:
Verifica nuovamente l’indirizzo email del destinatario per eventuali errori di battitura.
Se necessario, modifica le informazioni email del destinatario.
Una volta corretto l’indirizzo, un nuovo invito verrà inviato automaticamente all’indirizzo aggiornato.
Se sei sicuro che l’indirizzo email sia corretto e senza errori di battitura, contatta il nostro team di supporto per ricevere assistenza nella risoluzione del problema.
L'email è stata bloccata o rifiutata dal nostro provider di posta elettronica.
In rari casi, il nostro provider di posta elettronica potrebbe bloccare l'email se rileva che non c'è alcuna possibilità di consegna.
Cosa fare:
Contatta il nostro team di supporto per risolvere il problema con il nostro provider.
Nel frattempo, condividi direttamente il link per la firma con il destinatario.
Questa opzione non è disponibile se l'autenticazione del firmatario non prevede un codice di sicurezza. In tal caso, puoi prima aggiornare la modalità di autenticazione.
Questa opzione non è disponibile se il livello di firma è QES.
Se hai un indirizzo email alternativo per il destinatario, modifica le sue informazioniper aggiornare l'indirizzo email. Un nuovo invito verrà inviato all'indirizzo aggiornato.