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Automatizza la preparazione dei tuoi documenti
Passi molto tempo a modificare i tuoi documenti prima di inviarli per la firma? Con i Moduli, non sarà più necessario compilare manualmente i tuoi documenti prima di farli firmare ai tuoi destinatari!
Crea e condividi facilmente dei moduli alle diverse parti interessate (i tuoi firmatari, i tuoi clienti o i tuoi colleghi) per raccogliere le informazioni per la compilazione dei documenti. Ogni volta che il modulo verrà compilato, il documento verrà generato automaticamente, completato con le informazioni inserite e sarà pronto per essere firmato.
I Moduli sono inclusi nell'abbonamento Pro e sono disponibili come funzionalità aggiuntiva con gli abbonamenti One e Plus (puoi iniziare una prova gratuita di 14 giorni senza impegno).
In questo articolo, descriveremo passo dopo passo le fasi di creazione di un modulo.
Le diverse fasi di creazione di un modulo
La creazione di un modulo si svolge in tre grandi fasi:
La preparazione del tuo documento (fuori dall'applicazione Yousign)
La configurazione dei futuri documenti che verranno generati dall’applicazione
La personalizzazione del tuo modulo
La creazione di un modulo può richiedere fino a 15 minuti in base al tuo documento, ma sarà necessario creare il modulo una sola volta per generare automaticamente i documenti in modo illimitato in futuro.
Fase 1: Preparare il documento standard
Prima di creare un modulo, dovrai preparare il documento che verrà inviato per la firma una volta compilato il modulo (fuori da Yousign). Per farlo, segui i seguenti passaggi:
Apri il tuo documento standard (o un vecchio documento già compilato) in un editor di testo che ti permetta di scaricarlo in formato .docx (come Microsoft Word o Google Docs),
Identifica nel tuo documento le informazioni che desideri raccogliere con il tuo futuro modulo (cioè i dati che variano da un documento all'altro),
Incornicia queste informazioni con delle doppie parentesi graffe {{ }} ed aggiungi un testo tra queste due doppie parentesi graffe: {{nome}}
👉 In tutto questo articolo prenderemo come esempio la creazione di un modulo per automatizzare la generazione di contratti di lavoro. Per preparare il tuo documento tipo, dovrai aggiungere nel tuo documento standard delle variabili come il nome e il cognome del futuro dipendente. Inserisci nel tuo documento le seguenti variabili: {{nome-dipendente}} e {{cognome-dipendente}} dove desideri farle apparire nel tuo documento (cioè dove eri solito compilarle a mano).
Scarica il documento in formato .docx
Vai nell’applicazione Yousign nella pagina Moduli
Clicca su "Nuovo modulo"
Verifica di aver seguito correttamente le indicazioni e passa alle fasi successive
Carica il documento
Fase 2: Configurare i documenti
Una volta che il tuo documento è stato caricato su Yousign, definisci chi firmerà i documenti generati ad ogni invio del modulo e le impostazioni delle future richieste. La modifica del modulo verrà effettuata in un secondo momento.
2.1: Aggiungi i firmatari ed i campi sul tuo documento standard
In questa fase, puoi aggiungere i firmatari e posizionare i campi di firma sul tuo documento (nello stesso modo in cui crei una richiesta di firma).
Hai la possibilità di aggiungere due tipi di persone come firmatari: sempre la stessa persona o una persona diversa ogni volta. Puoi aggiungere quante caselle di firma desideri (entro un limite di 100 per i Moduli).
Far firmare sempre la stessa persona su tutti i documenti generati
Questa persona sarà sempre invitata a firmare il documento generato da questo modulo.
👉 Nell'esempio di un contratto di lavoro, questa persona potrebbe essere il direttore generale della tua azienda perché firma tutti i contratti di lavoro della tua azienda.
Se si tratta sempre della stessa persona e hai già i contatti di questa persona nei tuoi contatti Yousign:
Clicca su "Aggiungi un firmatario",
Clicca sulla barra di ricerca e cerca il contatto,
Clicca sul suo nome,
Trascina i campi di firma necessari sul tuo documento.
Se si tratta sempre della stessa persona e non la hai nei tuoi contatti Yousign:
Clicca su "Aggiungi un firmatario",
Clicca su "Crea",
Seleziona l'opzione "Sempre la stessa persona",
Clicca su "Avanti",
Inserisci le sue informazioni,
Trascina i campi di firma necessari sul tuo documento.
Far firmare una persona diversa ogni volta che viene generato un documento
Uno dei firmatari sarà diverso ogni volta che viene generato un documento e si desidera raccogliere le sue informazioni con il modulo.
👉 Nell'esempio di un contratto di lavoro, questa persona potrebbe essere il futuro dipendente che dovrà firmare il proprio contratto.
Per aggiungere un firmatario diverso ogni volta:
Clicca su "Aggiungi un firmatario",
Clicca su "Crea",
Seleziona l'opzione "Una persona diversa ogni volta",
Inserisci il ruolo della persona (nell'esempio del contratto di lavoro "Futuro dipendente"),
Seleziona la lingua,
Clicca su "Aggiungi un firmatario",
Trascina i campi di firma necessari sul tuo documento.
Una volta aggiunti tutti i tuoi firmatari e campi (paragrafi, menzioni, ecc.) puoi cliccare su "Avanti" per passare alla fase di impostazione delle richieste di firma.
2.2: Configurare le future richieste di firma
In questa fase si configurano gli inviti alla firma che verranno generati dal modulo. È possibile:
Personalizzare il nome dei futuri inviti alla firma (generati dal modulo),
Aggiungere un messaggio personalizzato (se necessario),
Regolare le date di scadenza e di promemoria automatico,
scegliere se applicare o meno un'esperienza personalizzata,
Fare clic su "Avanti" per passare all'ultima fase.
Fase 3: Configurare il modulo
Questa ultima fase è la più importante perché ti consente di configurare le domande ed il formato delle risposte attese per aiutare i rispondenti a compilare il modulo.
La differenza tra un rispondente ed un firmatario
Un rispondente è la persona responsabile di compilare le informazioni nel modulo.
Un firmatario è una persona che sarà invitata a firmare il documento generato una volta completato il modulo.
Un rispondente può essere (o meno) un firmatario del documento.
Un firmatario può essere (o meno) un rispondente.
👉 Nell'esempio del contratto di lavoro, potremmo avere 3 rispondenti:
Il futuro dipendente (che è anche un firmatario)
Il responsabile del futuro dipendente (che non è un firmatario)
Il direttore delle risorse umane (che non è un firmatario)
E un firmatario che non è un rispondente:
Il direttore generale che è solo un firmatario (non compila un modulo) </aside>
Scelta tra un modulo a rispondente singolo o multi-rispondente
Innanzitutto, determina il numero di persone che devono compilare le informazioni nel documento (da 1 a 5 persone).
Rispondente singolo: quando una sola persona deve compilare le informazioni necessarie per generare il documento.
Multi-rispondente: quando più persone devono compilare le informazioni necessarie per generare il documento (da 2 a 5 persone).
Promemoria: queste persone possono essere o meno i firmatari del documento.
Particolarità nel caso di un modulo multi-rispondente
Se devi raccogliere informazioni da più persone per generare il tuo documento da firmare:
Inizia scegliendo chi deve compilare le informazioni relative a quali variabili.
👉 Nell'esempio del contratto di lavoro:
I dati relativi al futuro dipendente sarebbero assegnati al futuro dipendente, come il suo nome, il suo cognome, il suo indirizzo, ecc.
I dati relativi alle mansioni potrebbero essere assegnati al responsabile.
I dati relativi alla data di inizio e alla retribuzione potrebbero essere completati dal responsabile delle risorse umane. Avremmo quindi tre moduli da compilare.
Clicca quindi su "Avanti", modifica il primo modulo: avrai tanti moduli da configurare quanti rispondenti.
3.1: Modifica delle variabili
Tutte le variabili associate al rispondente vengono visualizzate a sinistra dello schermo e puoi visualizzare il tuo documento tipo nella parte destra dello schermo per avere più contesto.
Clicca su "Modifica" accanto al titolo per cambiare il titolo del modulo ed aggiungere una descrizione, se necessario,
Clicca su "Modifica" accanto a ogni variabile:
Inserisci la domanda da porre per raccogliere l’informazione in questione,
Seleziona il formato di risposta desiderato (per evitare errori) tra risposta breve, risposta lunga, data, e-mail, telefono e menu a tendina,
Aggiungi, se necessario, un suggerimento di risposta,
Se necessario, aggiungi una descrizione,
Indica se la domanda è facoltativa o meno.
Ripeti queste azioni per ogni variabile,
Visualizza l’anteprima il modulo cliccando su "Anteprima del modulo"
3.2: Configurazione delle informazioni del firmatario
Se il rispondente è lui stesso firmatario del documento (o se deve compilare le informazioni di un firmatario), verrà visualizzata una sezione aggiuntiva. Questa sezione servirà a raccogliere le informazioni relative al firmatario per inviargli una richiesta di firma una volta generato il documento (nome, cognome, e-mail e cellulare).
Puoi attivare il riempimento automatico delle informazioni necessarie e collegarle a variabili presenti in precedenza sul documento tipo per evitare la doppia digitazione al rispondente.
Attenzione: le variabili collegate devono avere il formato corretto (risposta breve per il nome e il cognome, formato e-mail per l'e-mail, formato telefono per il cellulare) e non devono essere facoltative.
3.3: Configurazione della pagina di successo
Una volta che il modulo è stato compilato dal rispondente, viene visualizzata una pagina di successo. Puoi modificarla con un titolo e un messaggio personalizzato.
Una volta che il modulo e la pagina di successo sono stati configurati, clicca su "Avanti" in alto a destra, ripeti queste azioni per ogni modulo (solo nel caso di un modulo multi-rispondente) e passa alla configurazione del modulo.
3.4: Configurazione del modulo
Una volta che il modulo o i moduli sono stati modificati, configura le impostazioni in base alle tue esigenze:
Inserisci un nome (per trovarlo nella tua dashboard Moduli),
Autorizza o meno il download del documento tipo da parte dei tuoi rispondenti (questa opzione è utile per fornire maggior contesto al rispondente durante la compilazione del modulo),
Solo per i moduli a rispondente singolo: scegli la visibilità da dare al tuo modulo tra pubblico (per condividerlo con un link per un utilizzo esterno) o privato (compilazione possibile solo da un utente della tua organizzazione su Yousign, per un utilizzo interno),
Scegli quindi se preferisci rivedere il documento una volta che il documento è stato generato o attivare automaticamente l'invio per la firma ai firmatari,
Aggiungi le persone da notificare una volta che il modulo è stato compilato e il documento è stato generato.
Bravo, hai finito di creare un modulo. Ora usalo per generare in un attimo tutti i tuoi documenti! Scopri come usarli in questo articolo.