📖 Sommaire
Dans Yousign, les rôles utilisateurs (Propriétaire, Administrateur, Membre) définissent les permissions au niveau de l’organisation.
Au sein de chaque espace de travail, la visibilité est gérée séparément via les niveaux d’accès aux espaces de travail. Ils permettent de définir, pour chaque utilisateur et chaque espace de travail, le niveau d’accès aux invitations à signer et aux documents associés. Ce système offre la flexibilité nécessaire pour gérer efficacement les permissions au sein de votre organisation.
Cela permet de :
Donner à certains utilisateurs une vue complète de l’activité dans un espace de travail, sans leur attribuer les droits d’Administrateur.
Limiter l’accès aux invitations de signature sensibles pour les utilisateurs qui n’ont besoin que de gérer leurs propres activités.
Avec les niveaux d’accès aux espaces de travail, vous gardez le contrôle à la fois sur la sécurité et la collaboration.
Prérequis
Offre : disponible avec les abonnements Plus, Pro et Scale
Rôle : accès Propriétaire ou Administrateur pour gérer les autorisations d’espace de travail
Niveaux d’accès
Vous pouvez attribuer l’un des deux niveaux d’accès à chaque utilisateur dans chaque espace de travail :
Accès complet
Avec l’accès complet, l’utilisateur peut :
Voir et modifier toutes les invitations à signer dans l’espace de travail (y compris celles créées via l’API ou des intégrations comme HubSpot)
Gérer tous les documents, formulaires, modèles et contacts de l’espace de travail
Idéal pour : les chefs d’équipe, managers ou utilisateurs nécessitant une supervision complète
Accès personnel
Avec l’accès personnel, l’utilisateur peut :
Voir et modifier uniquement ses propres invitations à signer
Ne peut pas voir les invitations à signer créées par d’autres utilisateurs
Idéal pour : les utilisateurs qui n’ont pas besoin de visibilité sur l’activité des autres dans l’espace de travail
Définir les permissions lors de l’invitation d’un utilisateur
Lors de l’invitation d’un nouvel utilisateur dans votre organisation, vous vous devez définir ses permissions dans les espaces de travail :
Cliquez sur Paramètres en bas à gauche de l’écran
Allez dans Utilisateurs
Cliquez sur "Inviter l’utilisateur"
Saisissez l’adresse e-mail de l’utilisateur
Sélectionnez son rôle (Administrateur, Membre)
Choisissez les espaces de travail auxquels il doit être ajouté
Pour chaque espace de travail, sélectionnez son niveau d’accès :
Accès complet
Accès personnel
Vous ne pouvez attribuer que des niveaux d’accès égaux ou inférieurs au vôtre dans cet espace de travail. Par exemple, si vous êtes Administrateur avec accès personnel dans un espace de travail, vous ne pouvez inviter un nouvel utilisateur qu’avec un accès personnel dans cet espace.
8. Cliquez sur "Inviter"
Gérer les permissions d’utilisateurs existants
Modifier les permissions d’un utilisateur
Pour changer les permissions d’un utilisateur dans un espace de travail :
Allez dans Paramètres > Utilisateurs
Trouvez l’utilisateur et cliquez sur les trois points (…)
Sélectionnez Modifier les permissions et le rôle de l’utilisateur
Sous Attribuer les espaces de travail et permissions, ajustez son niveau d’accès pour chaque espace de travail
Cliquez sur "Mettre à jour le rôle utilisateur"
Depuis un espace de travail :
Ouvrez l’espace de travail auquel l’utilisateur appartient
Allez dans la liste des utilisateurs
Modifiez directement les permissions de l’utilisateur depuis cette liste
Ajouter des utilisateurs à un espace de travail
Pour ajouter un utilisateur existant à un espace de travail :
Allez dans Paramètres > Espaces de travail
Cliquez sur l’espace de travail concerné
Cliquez sur Ajouter des utilisateurs
Sélectionnez l’utilisateur dans le menu déroulant
Choisissez son niveau d’accès pour cet espace de travail
Cliquez sur Ajouter
FAQ
Puis-je attribuer des niveaux d’accès différents selon les espaces de travail ?
Oui, chaque utilisateur peut avoir un niveau d’accès différent pour chaque espace de travail auquel il appartient.
Puis-je modifier les permissions du Propriétaire ?
Non, le Propriétaire dispose toujours d’un accès complet dans tous les espaces de travail et ne peut pas être restreint.
Si un utilisateur appartient à un seul espace de travail et que je souhaite le supprimer ?
Vous devrez suspendre son accès à l’ensemble de l’organisation plutôt que de le retirer seulement de l’espace de travail.
Les Membres peuvent-ils avoir un accès complet ?
Oui, les membres peuvent se voir attribuer un accès complet aux invitations de signature dans un espace de travail.
Les permissions affectent-elles les modèles et formulaires ?
Oui, l’accès complet couvre tous les documents, formulaires, modèles et contacts de l’espace de travail.