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Gérer les niveaux d’accès aux espaces de travail

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Écrit par Ferdinand
Mis à jour cette semaine

📖 Sommaire

Dans Yousign, les rôles utilisateurs (Propriétaire, Administrateur, Membre) définissent les permissions au niveau de l’organisation.

Au sein de chaque espace de travail, la visibilité est gérée séparément via les niveaux d’accès aux espaces de travail. Ils permettent de définir, pour chaque utilisateur et chaque espace de travail, le niveau d’accès aux invitations à signer et aux documents associés. Ce système offre la flexibilité nécessaire pour gérer efficacement les permissions au sein de votre organisation.

Cela permet de :

  • Donner à certains utilisateurs une vue complète de l’activité dans un espace de travail, sans leur attribuer les droits d’Administrateur.

  • Limiter l’accès aux invitations de signature sensibles pour les utilisateurs qui n’ont besoin que de gérer leurs propres activités.

Avec les niveaux d’accès aux espaces de travail, vous gardez le contrôle à la fois sur la sécurité et la collaboration.

Prérequis


  • Offre : disponible avec les abonnements Plus, Pro et Scale

  • Rôle : accès Propriétaire ou Administrateur pour gérer les autorisations d’espace de travail

Niveaux d’accès


Vous pouvez attribuer l’un des deux niveaux d’accès à chaque utilisateur dans chaque espace de travail :

Accès complet

Avec l’accès complet, l’utilisateur peut :

  • Voir et modifier toutes les invitations à signer dans l’espace de travail (y compris celles créées via l’API ou des intégrations comme HubSpot)

  • Gérer tous les documents, formulaires, modèles et contacts de l’espace de travail

  • Idéal pour : les chefs d’équipe, managers ou utilisateurs nécessitant une supervision complète

Accès personnel

Avec l’accès personnel, l’utilisateur peut :

  • Voir et modifier uniquement ses propres invitations à signer

  • Ne peut pas voir les invitations à signer créées par d’autres utilisateurs

  • Idéal pour : les utilisateurs qui n’ont pas besoin de visibilité sur l’activité des autres dans l’espace de travail

Définir les permissions lors de l’invitation d’un utilisateur


Lors de l’invitation d’un nouvel utilisateur dans votre organisation, vous vous devez définir ses permissions dans les espaces de travail :

  1. Cliquez sur Paramètres en bas à gauche de l’écran

  2. Allez dans Utilisateurs

  3. Cliquez sur "Inviter l’utilisateur"

  4. Saisissez l’adresse e-mail de l’utilisateur

  5. Sélectionnez son rôle (Administrateur, Membre)

  6. Choisissez les espaces de travail auxquels il doit être ajouté

  7. Pour chaque espace de travail, sélectionnez son niveau d’accès :

    • Accès complet

    • Accès personnel

Vous ne pouvez attribuer que des niveaux d’accès égaux ou inférieurs au vôtre dans cet espace de travail. Par exemple, si vous êtes Administrateur avec accès personnel dans un espace de travail, vous ne pouvez inviter un nouvel utilisateur qu’avec un accès personnel dans cet espace.

8. Cliquez sur "Inviter"

Gérer les permissions d’utilisateurs existants


Modifier les permissions d’un utilisateur

Pour changer les permissions d’un utilisateur dans un espace de travail :

  1. Allez dans Paramètres > Utilisateurs

  2. Trouvez l’utilisateur et cliquez sur les trois points (…)

  3. Sélectionnez Modifier les permissions et le rôle de l’utilisateur

  4. Sous Attribuer les espaces de travail et permissions, ajustez son niveau d’accès pour chaque espace de travail

  5. Cliquez sur "Mettre à jour le rôle utilisateur"

Depuis un espace de travail :

  1. Ouvrez l’espace de travail auquel l’utilisateur appartient

  2. Allez dans la liste des utilisateurs

  3. Modifiez directement les permissions de l’utilisateur depuis cette liste

Ajouter des utilisateurs à un espace de travail

Pour ajouter un utilisateur existant à un espace de travail :

  1. Allez dans Paramètres > Espaces de travail

  2. Cliquez sur l’espace de travail concerné

  3. Cliquez sur Ajouter des utilisateurs

  4. Sélectionnez l’utilisateur dans le menu déroulant

  5. Choisissez son niveau d’accès pour cet espace de travail

  6. Cliquez sur Ajouter

FAQ


Puis-je attribuer des niveaux d’accès différents selon les espaces de travail ?

Oui, chaque utilisateur peut avoir un niveau d’accès différent pour chaque espace de travail auquel il appartient.

Puis-je modifier les permissions du Propriétaire ?

Non, le Propriétaire dispose toujours d’un accès complet dans tous les espaces de travail et ne peut pas être restreint.

Si un utilisateur appartient à un seul espace de travail et que je souhaite le supprimer ?

Vous devrez suspendre son accès à l’ensemble de l’organisation plutôt que de le retirer seulement de l’espace de travail.

Les Membres peuvent-ils avoir un accès complet ?

Oui, les membres peuvent se voir attribuer un accès complet aux invitations de signature dans un espace de travail.

Les permissions affectent-elles les modèles et formulaires ?

Oui, l’accès complet couvre tous les documents, formulaires, modèles et contacts de l’espace de travail.

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