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Los formularios ahora se gestionan desde la sección Plantillas.
Para simplificar la forma en que se gestionan los documentos reutilizables, las plantillas y los formularios se agrupan en Plantillas en la navegación principal. Cuando abres Plantillas, puedes utilizar el menú deslizante en la parte superior de la página para cambiar entre Plantillas y Formularios.
En la vista de Formularios, puedes acceder a los formularios que habéis creado tú o tu equipo.
El propietario, los administradores y los miembros de tu organización pueden crear y modificar formularios.
En la fila del formulario que deseas utilizar, haz clic en Compartir para cumplimentarlo o invitar a otras personas a que lo hagan.
Un formulario solo se puede utilizar si tiene el estado Activo. Su funcionamiento depende del tipo de formulario:
Formulario para un solo cumplimentador
Formulario para varios cumplimentadores
Compartir un formulario para un solo cumplimentador
Un formulario para un solo cumplimentador permite que una sola persona rellene toda la información necesaria para generar el documento.
Puedes identificar este tipo bajo el nombre del formulario En la vista Formularios. Por ejemplo, si un formulario se llama "Copiar plantilla de NDA", el tipo de formulario aparecerá justo debajo del nombre.
Cómo usar un formulario para un solo cumplimentador:
Si quieres rellenarlo tú:
Ve a Plantillas.
Cambia a la vista de Formularios con el menú deslizante.
Haz clic en … (tres puntos) en la fila del formulario.
Haz clic en Rellenar formulario.
Si quieres que otra persona lo rellene:
Ve a Plantillas.
Cambia a la vista de Formularios.
Haz clic en Compartir en la fila del formulario.
Elige cómo compartir el formulario:
Por correo electrónico: introduce la dirección de correo electrónico del cumplimentador.
Mediante enlace: copia el enlace del formulario y compártelo.
Si envías la invitación al cumplimentador por correo electrónico, recibirá automáticamente un correo electrónico invitándolo a completar el formulario.
Si compartes el enlace, el cumplimentador podrá acceder directamente al formulario. Puedes publicar el enlace en tu sitio web o convertirlo en un código QR si es necesario.
Nota: Si el formulario es privado, el cumplimentador tendrá que autenticarse en Yousign primero para acceder a él, tanto si lo compartes por correo electrónico como mediante un enlace.
Una vez que el cumplimentador rellene el formulario, el documento se generará automáticamente y estará listo para que lo firmen.
Compartir un formulario para varios cumplimentadores
Un formulario para varios cumplimentadores es un formulario que permite recopilar información de varias personas para rellenar automáticamente el documento.
Cómo compartir un formulario para varios cumplimentadores:
Ve a Plantillas.
Cambia a la vista de Formularios.
Haz clic en Compartir en la fila del formulario que deseas utilizar.
Ingrese las direcciones de correo electrónico de los cumplimentadores. (Esto es necesario para que cada cumplimentador reciba su propia copia del formulario).
Haz clic en Compartir.
Los cumplimentadores recibirán automáticamente un correo electrónico invitándolos a rellenar sus respectivos formularios.
A continuación, se te redirigirá a una invitación de firma con el estado Recopilación de datos, donde puedes:
Realiza un seguimiento de la recopilación de datos
Envía recordatorios a los cumplimentadores si es necesario
Cómo realizar un seguimiento de un formulario para varios cumplimentadores:
Ve a Plantillas.
Cambia a la vista de Formularios.
Haz clic en la fila del formulario al que deseas realizar un seguimiento.
Verás la lista de formularios que se han compartido.
Si quieres ver más detalles sobre un formulario compartido específico, haz clic en el formulario correspondiente en la lista.