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¿Necesitas que una o más personas validen tus invitaciones de firma? Puedes añadir fácilmente aprobadores a tus invitaciones de firma, plantillas y formularios siguiendo esta guía.
Descubrir los aprobadores
Puedes añadir aprobadores a tu invitación de firma, para validar previamente:
firmantes,
documentos,
los diversos campos (firma, menciones, etc.).
Los aprobadores están disponibles en invitaciones de firma, plantillas y formularios para suscripciones Plus, Pro y Scale.
Un aprobador debe aprobar o rechazar tu invitación de firma, indicando el motivo de su decisión.
Los aprobadores forman parte del workflow de firma general. Según cómo configures el orden de los destinatarios, es posible que se les pida que aprueben antes o después de los firmantes, o al mismo tiempo.
Advertencia: El destinatario solo recibe la invitación cuando llega al paso adecuado del workflow.
Añadir aprobadores
Cuando crees tu invitación de firma, puedes añadir hasta 10 aprobadores. Para hacerlo:
Haz clic en "Añadir un aprobador" en la pestaña de Aprobadores,
Añade el aprobador:
Si está entre tus contactos, usa la barra de búsqueda para seleccionarlo,
Si no está entre tus contactos, haz clic en "Crear", llena sus datos y haz clic en "Añadir un aprobador",
Si es necesario, repite estas acciones para añadir hasta 10 aprobadores por invitación de firma.
Un aprobador puede ser parte de tu organización o un contacto externo.
La misma persona puede aprobar una invitación de firma (como aprobador) y firmar un documento (como firmante). Esta persona debe ser añadida como aprobador y firmante.
Nota: A los aprobadores solo se les pedirá que aprueben la invitación de firma y no recibirán correos electrónicos informándoles de los siguientes pasos en el proceso de la invitación de firma. Si es necesario, también puedes añadirlos como seguidores para que sean notificados y darles acceso a los documentos una vez firmados.
Gestionar aprobadores
Puedes ordenar, editar, reemplazar o eliminar aprobadores de tu invitación de firma.
Ordenar destinatarios (aprobadores)
A partir de dos destinatarios (firmantes y/o aprobadores), puedes controlar el orden en el que deben tramitar la invitación de firma.
Al configurar el orden, se incluye a todos los destinatarios, tanto firmantes como aprobadores.
Orden de firma sencillo (uno detrás de otro)
Si quieres que los destinatarios tramiten la invitación uno a uno:
En la sección Aprobadores, activa “Configurar orden de aprobación”.
Arrastra a los destinatarios para colocarlos en el orden que desees.
Los aprobadores reciben la invitación uno tras otro; una vez que todos los aprobadores han completado sus acciones, se envía la invitación a los firmantes en el orden que hayas definido.
Puedes ordenar a los aprobadores activando “Configurar orden de aprobación” cuando haya varios aprobadores y, a continuación, definir su orden.
Si solo configuras el orden de firma, únicamente se ordenarán los firmantes, no los aprobadores.
Orden de destinatarios personalizado (pasos con varios destinatarios)
Si debes enviar la invitación a varios destinatarios al mismo tiempo manteniendo el orden del workflow, activa “Orden de destinatarios personalizado”.
Así, puedes organizar a los destinatarios por pasos.
Se asigna un número a cada destinatario.
Los destinatarios con el mismo número reciben la invitación al mismo tiempo.
El siguiente número representa el siguiente paso.
El workflow avanza solamente cuando todos los destinatarios del paso actual han completado su acción
Editar un aprobador
Para modificar los detalles de un aprobador:
Haz clic en los "..." a la derecha del nombre,
Haz clic en "editar este aprobador",
Edita los detalles en la ventana que se abre (apellido, nombre, dirección de correo electrónico, número de teléfono e idioma),
Confirma haciendo clic en "actualizar aprobador".
Reemplazar y/o eliminar un aprobador
Para reemplazar un aprobador con otro:
Haz clic en los "..." a la derecha del nombre,
Haz clic en "Reemplazar este aprobador",
Elige un nuevo aprobador,
Confirma haciendo clic en "Actualizar aprobador".
Para eliminar un aprobador:
Haz clic en los "..." a la derecha del nombre,
Haz clic en "eliminar este aprobador".
Puedes ocultar la información personal del firmante a los aprobadores en Configuración de firma.
Rastrear aprobadores
Una vez enviada la invitación de firma, los aprobadores recibirán un correo electrónico cuando se llegue a su paso en el workflow.
En función de cómo estén ordenados los destinatarios, la invitación de firma puede tener los siguientes estados:
Para aprobar (si los aprobadores están en el primer paso), o
En curso (si la aprobación tiene lugar durante un proceso de firma en curso).
Enviar recordatorios
Puedes enviar recordatorios a los aprobadores cuando su paso esté activo:
Haciendo clic en “Enviar recordatorios” en la página de detalles de la invitación de firma.
Enviándoles su enlace de aprobación (uno por aprobador).
Nota: Solo se puede enviar recordatorios a los aprobadores cuando su paso ha comenzado. Si están en un paso posterior, se les enviarán recordatorios automáticamente una vez que el workflow los alcance.
Invitación de firma aprobada
Una vez que todos los aprobadores de un paso determinado han aprobado la invitación de firma:
El workflow avanza al siguiente paso.
Se envía automáticamente la invitación a los siguientes destinatarios (firmantes y/o aprobadores).
Invitación de firma rechazada
Si un aprobador rechaza la invitación de firma:
Recibirás un correo electrónico con el motivo del rechazo.
El proceso de la invitación de firma se detiene inmediatamente.
No se enviará a ningún otro destinatario.
El estado de la invitación de firma pasa a Rechazada. Puedes incluir el motivo del rechazo en la página de detalles.
