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Asegura la confidencialidad de los documentos entre tus usuarios y/o refleja la organización de tu empresa (departamentos, subsidiarias, agencias, etc.) con los espacios de trabajo. En esta guía, descubre cómo crear espacios de trabajo para tu organización.
Descubre los espacios de trabajo
Organiza tus invitaciones de firma, Formularios y contactos según tu organización y asegura la confidencialidad de los datos entre tus usuarios.
Los espacios de trabajo están disponibles en el Plan Plus (hasta 5), Plan Pro (hasta 10) y Plan Scale. Puedes modificar tu suscripción directamente desde tu cuenta.
Crea un espacio de trabajo
Para crear un espacio de trabajo en Yousign, asegúrate de tener acceso de Propietario y una suscripción Plus, Pro o Scale, luego:
Haz clic en tus iniciales en la parte inferior izquierda.
Ve a la página de "Espacios de trabajo".
Se ha creado un espacio de trabajo automático: todos tus usuarios actuales, documentos, formularios y contactos están vinculados a él.
Haz clic en "Crear un espacio de trabajo" en la parte superior derecha.
Otorga un nombre a tu espacio de trabajo (esto te ayudará a ti y a tus equipos a organizar mejor tus documentos), por ejemplo: Recursos Humanos, Departamento de Ventas, etc.
Marca, si es necesario, la casilla para añadir un nombre público e ingresa el nombre público deseado.
¿Cuál es el propósito del "nombre público" de un espacio de trabajo?
El nombre público de un espacio de trabajo te permite diferenciar:
El nombre de tu espacio de trabajo internamente, que se mostrará en tu aplicación Yousign.
El nombre de tu espacio de trabajo cuando se use externamente, es decir, cuando quieras enviar una invitación de firma con este espacio de trabajo como remitente. Por ejemplo, puedes crear y nombrar un espacio de trabajo "RRHH" y agregar un nombre público "Departamento de Recursos Humanos de Acme Company" para que tus futuros firmantes comprendan rápidamente quién les envió la invitación de firma.
Nota: Solo los usuarios con acceso de Propietario pueden crear y eliminar espacios de trabajo. Para obtener más información sobre los diferentes accesos y permisos, accede a nuestro artículo sobre el tema.
Cuando el Propietario crea un nuevo espacio de trabajo, él mismo forma parte automáticamente de ese espacio de trabajo.
El Propietario de tu organización tiene acceso a todos los espacios de trabajo (sin la posibilidad de ser excluido de uno o más espacios de trabajo).
Gestiona un espacio de trabajo
El Propietario de tu organización puede añadir y eliminar usuarios en cada espacio de trabajo. Por el contrario, un Administrador puede añadir (dentro del límite de las licencias disponibles en la cuenta) o eliminar usuarios solo en los espacios de trabajo a los que pertenece. Un Miembro no puede realizar ninguna acción en los espacios de trabajo.
Agregar usuarios a un espacio de trabajo
Como Propietario o Administrador del espacio de trabajo, puedes invitar a otros usuarios de tu organización a unirse siguiendo estos pasos:
Ve a la página de Espacios de trabajo.
Haz clic en el espacio de trabajo correspondiente.
Haz clic en "Añadir usuarios" en la parte superior derecha.
Selecciona el usuario que deseas añadir desde la barra de búsqueda.
Valida haciendo clic en "Añadir".
Si deseas añadir a un usuario que aún no forma parte de tu organización, invítalo primero aquí.
Los Administradores tendrán acceso a todas las invitaciones de firma y formularios en el espacio de trabajo donde los añadiste.
Los Miembros solo podrán ver y gestionar sus propias invitaciones de firma, pero usar los formularios y contactos del espacio de trabajo.
Eliminar usuarios de un espacio de trabajo
Si deseas eliminar el acceso de un usuario a un espacio de trabajo, simplemente:
Ve a la página de Espacios de trabajo.
Haz clic en el espacio de trabajo correspondiente.
Haz clic en los "..." a la derecha del nombre del usuario que deseas eliminar.
Selecciona "Eliminar usuario del espacio de trabajo".
El usuario ya no tendrá acceso a ninguna invitación de firma creada en este espacio de trabajo (ni siquiera a las propias).
A veces puede ser imposible eliminar a un usuario de un espacio de trabajo:
Cuando el usuario pertenece solo a un espacio de trabajo, si aún deseas eliminarlo, necesitarás suspender su acceso a tu cuenta de Yousign aquí.
Cuando el usuario tiene acceso de Propietario.
Renombrar un espacio de trabajo
Puedes renombrar fácilmente un espacio de trabajo. Para hacerlo:
Ve a la página de Espacios de trabajo haciendo clic en tus iniciales en la parte inferior izquierda de la pantalla.
Haz clic en los "..." a la derecha del espacio de trabajo que deseas renombrar.
Haz clic en "Renombrar espacio de trabajo".
Ingresa el nuevo nombre que deseas dar a tu espacio de trabajo.
Haz clic en "Renombrar".
El espacio de trabajo será renombrado.
Elimina un espacio de trabajo
Solo los usuarios con acceso de Propietario pueden eliminar espacios de trabajo.
Si ya no deseas usar un espacio de trabajo, puedes eliminarlo. Para hacerlo:
Ve a la página de Espacios de trabajo.
Haz clic en los "..." a la derecha del nombre del espacio de trabajo.
Selecciona "Eliminar espacio de trabajo".
Se te pedirá que selecciones otro espacio de trabajo para transferir todo el contenido (invitaciones de firma, contactos, formularios, usuarios).
Dependiendo del volumen, esta operación puede tomar tiempo.
Siempre debe haber al menos un espacio de trabajo en tu cuenta; por lo tanto, no podrás eliminar tu último espacio de trabajo.