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En Yousign, los roles de usuario (Propietario, Administrador, Miembro) definen los niveles de permiso en la organización.
Dentro de cada espacio de trabajo, la visibilidad se gestiona por separado mediante niveles de acceso al espacio de trabajo Estos te permiten decidir, para cada usuario en cada espacio de trabajo, el nivel de acceso que tiene a las invitaciones de firma y a los documentos relacionados. Esto te ofrece la flexibilidad necesaria para gestionar los accesos de forma eficaz en toda tu organización.
Así podrás:
Conceder a algunos usuarios visibilidad sobre toda la actividad de un espacio de trabajo, sin convertirlos en administradores.
Limitar el acceso a invitaciones de firma sensibles para los usuarios que solo necesitan gestionar su propio trabajo.
Con los niveles de acceso al espacio de trabajo, mantienes el control tanto de la seguridad como de la colaboración.
Requisitos previos
Plan: Disponible en los planes Plus, Pro y Scale
Rol: Acceso de propietario o administrador para gestionar los permisos del espacio de trabajo
Niveles de acceso
Asignar uno de dos niveles de acceso a cada usuario en cada espacio de trabajo:
Acceso Total
Visualizar y editar todas las invitaciones de firma en el espacio de trabajo (incluidas las invitaciones creadas a través de la API o integraciones como HubSpot)
Gestionar todos los documentos, formularios, plantillas y contactos en el espacio de trabajo
Ideal para : Líderes de equipo, gerentes o usuarios que necesitan una visión completa
Acceso Personal
Visualizar y editar solo sus propias invitaciones de firma
No se puede visualizar las invitaciones de firma creadas por otros usuarios
Ideal para : Usuarios que no necesitan visibilidad de la actividad de otras personas en el espacio de trabajo
Configurar accesos al invitar usuarios
Cuando invites a un nuevo usuario a tu organización, establecerás sus accesos en el espacio de trabajo:
Haz clic en Configuración en la parte inferior izquierda de la pantalla
Ve a Usuarios
Haz clic en "Invitar usuario"
Introduce la dirección de correo electrónico del usuario
Selecciona su rol (Administrador, Miembro)
Elige a qué espacios de trabajo deseas añadirlos.
Para cada espacio de trabajo, selecciona su nivel de acceso:
Acceso Total
Acceso Personal
Recuerda: Solo puedes otorgar niveles de acceso iguales o inferiores al tuyo en ese espacio de trabajo. Por ejemplo, si eres Administrador con acceso Personal en un espacio de trabajo, solo puedes invitar a nuevos usuarios con acceso Personal en ese espacio.
8. Haz clic en "Invitar"
Gestionar accesos de usuario existentes
Editar accesos de usuario
Para cambiar los accesos de un usuario en un espacio de trabajo:
Ve a Configuración > Usuarios
Encuentra al usuario y haz clic en los tres puntos (...)
Selecciona "Editar permisos & rol del usuario"
En Asignar espacios de trabajo y accesos , ajusta su nivel de acceso para cada espacio de trabajo
Haz clic en "Actualizar rol de usuario"
Desde un espacio de trabajo
Abre el Espacio de trabajo al que pertenece el usuario
Ve a la Lista de usuarios
Edita los accesos del usuario directamente desde allí
Añade los usuarios a espacios de trabajo
Para añadir un usuario existente a un espacio de trabajo:
Ve a Configuración > Espacios de trabajo
Haz clic en el espacio de trabajo correspondiente
Haz clic en "Añadir usuarios"
Selecciona el usuario del menú desplegable
Elige su nivel de acceso para este espacio de trabajo
Haz clic en "Añadir"
FAQ
¿Puedo tener diferentes niveles de acceso en diferentes espacios de trabajo?
Sí, cada usuario puede tener diferentes niveles de acceso en cada espacio de trabajo al que pertenece.
¿Puedo cambiar los accesos del Propietario?
No, el Propietario siempre tiene Acceso Total en todos los espacios de trabajo y no puede ser restringido.
¿Qué pasa si un usuario solo pertenece a un espacio de trabajo y quiero eliminarlo?
Necesitarás suspender su acceso a toda la organización en lugar de simplemente eliminarlo del espacio de trabajo.
¿Pueden los Miembros tener acceso Total?
Sí, a los Miembros se les puede otorgar acceso Total a las invitaciones de firma en un espacio de trabajo.
¿Los accesos afectan las plantillas y los formularios?
Sí, el acceso Total cubre todos los documentos, formularios, plantillas y contactos en el espacio de trabajo.