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En Yousign, las funciones de usuario (propietario, administrador o miembro) determinan los permisos a nivel de organización.
Dentro de cada espacio de trabajo, el acceso se controla por separado mediante los niveles de permiso del espacio de trabajo. Estos determinan lo que cada usuario puede ver o hacer dentro de cada espacio de trabajo, lo que te ofrece total flexibilidad para gestionar la visibilidad y seguridad en tu organización.
Este sistema te permite:
Conceder a algunos usuarios visibilidad sobre todo el espacio de trabajo, sin convertirlos en administradores.
Restringir el acceso a invitaciones de firma sensibles para los usuarios que solo necesitan visibilidad sobre su propio trabajo.
Aplicar permisos coherentes definiendo un nivel de acceso predeterminado para cada función, al tiempo que mantienes la opción de personalizar los permisos por separado para cada espacio de trabajo.
Requisitos previos
Plan: Plus, Pro y Scale
Función requerida: propietario o administrador
Niveles de permiso
Puedes asignar uno de tres niveles de permiso a cada usuario en cada espacio de trabajo:
Acceso total
Ver y editar todas las invitaciones de firma en el espacio de trabajo.
Gestionar todos los documentos, formularios, plantillas y contactos.
Ideal para: jefes de equipo, gerentes o usuarios que necesitan visibilidad total.
Acceso personal
Visualizar y editar solo sus propias invitaciones de firma.
No se puede visualizar las invitaciones creadas por otros usuarios.
Ideal para: usuarios que solo gestionan su propio trabajo.
Acceso parcial
El acceso parcial se sitúa entre el personal y el total:
Los usuarios solo pueden ver las invitaciones de firma creadas en los espacios de trabajo en los que tienen acceso parcial.
El acceso depende de los filtros o las reglas de visibilidad definidos para ese espacio de trabajo.
Las capacidades de edición siguen siendo limitadas en comparación con el acceso total, ya que los usuarios solo pueden editar sus propias solicitudes de firma.
Ideal para: colaboradores externos, usuarios temporales o equipos cuya visibilidad deba ser restringida, pero no eliminada.
Configurar permisos al invitar usuarios
Cuando invitas a un nuevo usuario:
Ve a Configuración > Usuarios.
Haz clic en "Invitar usuario".
Introduce la dirección de correo electrónico del usuario.
Selecciona su función (administrador, miembro).
Selecciona su nivel de acceso predeterminado (si es necesario; configuración avanzada).
Elige a qué espacios de trabajo deseas añadirlo.
Para cada espacio de trabajo, puedes:
Mantener el nivel predeterminado
O establecer un nivel de acceso personalizado (total, parcial o personal)
Haz clic en "Invitar".
Recuerda: Solo puedes otorgar niveles de permiso iguales o inferiores al tuyo en ese espacio de trabajo.
Configurar un nivel de permiso para varios espacios de trabajo
Cuando añades a un usuario a varios espacios de trabajo a la vez, ahora puedes aplicar el mismo nivel de acceso a todos los espacios de trabajo seleccionados con una sola acción, lo cual es ideal para incorporar o reorganizar equipos.
Gestionar permisos de usuarios existentes
Editar permisos de usuario
Ve a Configuración > Usuarios.
Encuentra al usuario y haz clic en ....
Selecciona Editar permisos y función del usuario.
Ajustar su nivel de acceso para cada espacio de trabajo
Haz clic en Actualizar función del usuario.
Desde un espacio de trabajo
Abre el espacio de trabajo.
Ve a la pestaña Usuarios.
Edita el nivel de acceso del usuario directamente desde allí.
Añadir usuarios a espacios de trabajo
Ve a Configuración > Espacios de trabajo.
Selecciona un espacio de trabajo.
Haz clic en Añadir usuarios.
Selecciona un usuario.
Elige su nivel de permiso.
Haz clic en Añadir.
Limitaciones
Solo puedes otorgar niveles de permiso iguales o inferiores al tuyo en un espacio de trabajo.
Preguntas frecuentes
¿Puedo tener distintos niveles de permiso en diferentes espacios de trabajo?
Sí. Cada espacio de trabajo es independiente.
¿Puedo cambiar los permisos del propietario?
No. El propietario siempre tiene acceso total en todos los sitios.
¿Qué pasa si un usuario solo pertenece a un espacio de trabajo y quiero eliminarlo?
Deberás suspender su acceso a toda la organización en lugar de simplemente eliminarlo del espacio de trabajo.
¿Pueden los miembros tener acceso total?
Sí. La función (administrador/miembro) y el nivel de permiso del espacio de trabajo (total/parcial/personal) son independientes.
¿Los permisos afectan a las plantillas y los formularios?
Sí, el acceso total abarca todos los documentos, formularios, plantillas y contactos en el espacio de trabajo.