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Aumenta tu productividad utilizando los eventos de invitación de firma de Yousign como disparadores en los workflows de HubSpot. Las automatizaciones te permiten mantener tu CRM perfectamente actualizado y ayudan a tu equipo a tomar las medidas oportunas en función del progreso de las invitaciones de firma -todo ello sin intervención manual.
Los workflows solo están disponibles en ciertos planes de pago de HubSpot (Professional y Enterprise).
Utiliza los eventos de integración de Yousign para activar los workflows de HubSpot
Conectar los eventos de Yousign con los workflows de HubSpot desbloquea nuevas capacidades de automatización. Estos son los principales beneficios:
Automatiza la progresión de los negocios: Avanzar un negocio cuando se firme un documento.
Mejora la reactividad: Notifica a tu equipo cuando un firmante abre un documento o se niega a firmar.
Mantén los datos de CRM depurados : Actualiza automáticamente propiedades como el estado de la firma.
Activa los seguimientos: Lanza secuencias de marketing o ventas según el avance de los documentos.
Paso a paso: Crea un workflow con eventos de Yousign
A continuación cómo crear un workflow que reacciona a los eventos de Yousign en HubSpot:
1. Ve a "Workflows" en HubSpot
Ve hasta: Automatización → Workflows → Has clic en Crear workflow
Elige el objeto en el que debe basarse el workflow:
En la mayoría de los casos, será Deal, Companies, o Contacts, dependiendo desde dónde crees tus invitaciones de firma.
2. Establece el disparador de inscripción
Selecciona: Actividad → Eventos de integración → Yousign
Aparecerá un evento llamado Invitación de firma Yousign .
Este evento captura todo tipo de actividad relacionada con las invitaciones de firma, incluyendo:
Cambios de estado de la invitación (por ejemplo, Done, Canceled, Expired, etc.)
Signer opened the signature link
El firmante ha firmado la invitación
3. Seleccionar únicamente eventos específicos (opcional)
Signature request status<: Luego, puedes filtrar en uno o varios estados de invitación de firma, como :
Done,Canceled,Expired...
Ver lista completa de estados de la invitación
Ver lista completa de estados de la invitación
Estado | Significado |
| La invitación de firma se ha iniciado pero aún no se ha enviado a los firmantes. Puedes editar la invitación de firma en cualquier momento antes de enviarla. |
| La invitación de firma está pendiente de validación por parte de los aprobadores definidos. |
| La invitación de firma se ha enviado a los firmantes. Aún no se han completado todas las firmas. |
| Todos los firmantes han firmado los documentos de la invitación de firma. |
| La invitación de firma ha sido rechazada por uno de los aprobadores. |
| La invitación de firma fue rechazada por uno de los firmantes. |
| La invitación de firma fue enviada y luego cancelada por un usuario. |
| Uno o más aprobadores y/o firmantes no aprobaron y/o firmaron tus documentos antes de la fecha de vencimiento de tu invitación de firma. Sin embargo, puedes reactivar tu invitación de firma vencida para ampliar el plazo de firma. |
| La firma ha sido enviada a la papelera. |
Nombre del Evento: Luego, puedes filtrar en uno o varios nombres de evento, entre los siguientes :
Signature request status has changedSigner opened the signature linkSigner has signed
4. Añadir acciones al workflow
Una vez configurados el disparador y los filtros, elige qué sucede a continuación.
Ejemplos de workflow ("Recetas")
Aquí tienes algunas "recetas" de workflow listas para usar:
1. Mover un Negocio a "Cierre ganado" cuando la firma esté completada
Disparador: Signature Request Status =
DoneAcción: Actualizar la etapa del Negocio a
Cierre Ganado
Ver ejemplo
Ver ejemplo
2. Notificar al representante de ventas la apertura de un documento
Disparador: Event name =
Signer has opened the signature linkAcción: Enviar notificación interna al propietario del negocio
Útil para recordar al departamento de ventas que realice un seguimiento cuando un documento ha sido visto pero no firmado.
Ver ejemplo
Ver ejemplo
3. Alertar al Servicio Jurídico cuando una invitación es rechazada o denegada
Activador: Signature Request Status =
DeclinedoRejectedAcción: Generar una tarea o enviar Slack/Email al equipo jurídico
4. Actualizar una Propiedad Personalizada con el Estado de firma
Disparador: Nombre del evento =
Signature request status has changedAcción: Actualizar una propiedad personalizada (p.ej.
Ultimo Estado Yousign) en el negocio o contacto
Esto mantiene los datos de tu CRM actualizados y permite elaborar mejores informes.
Mejores prácticas
Utiliza la lógica de ramificación para gestionar diferentes estados de forma distinta dentro del mismo workflow.
Prueba con invitaciones de firma internas antes de implementarlo en producción.
Nombra tus workflow de forma clara, por ejemplo, [Yousign] Mover automáticamente el negocio cuando la firma esté completada..
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