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Sie können Kontakte in Yousign importieren und speichern, um Ihre Anforderungen an Unterschriften, Vorlagen und Formulare effizienter vorzubereiten.
Kontakte entdecken
Um zu vermeiden, dass Sie die Informationen Ihrer Empfänger jedes Mal neu eingeben müssen, wenn Sie eine neue Anfrage für eine Unterschrift, Vorlage oder ein Formular erstellen, ermöglicht Ihnen Yousign, sie in einer Kontaktliste zu speichern.
Das Hinzufügen von Kontakten ermöglicht es Ihnen, Ihre Empfänger (Autorisierende, Unterzeichner, Kopie-Empfänger) mit einem einzigen Klick auszuwählen, wenn Sie Ihre Dokumente vorbereiten.
Es ist wichtig, zwischen Kontakten und Benutzern zu unterscheiden.
Benutzer haben Zugriff auf Ihren Yousign-Raum (und sind mit einer Lizenz verbunden) und können eine Signaturanfrage erstellen.
Kontakte haben keinen Zugriff auf Ihren Yousign-Raum und können nur eingeladen werden, zu genehmigen, zu unterzeichnen oder den Prozess zu verfolgen, wenn sie von einem Benutzer Ihrer Organisation zu einem bestimmten Dokument eingeladen werden.
Ihre Kontakte können Ihre Kunden oder Mitarbeiter sein, während Benutzer häufiger Kollegen sind.
Kontakte hinzufügen
Sie können Kontakte auf verschiedene Arten hinzufügen:
Option 1: Fügen Sie einen Kontakt von der Kontaktseite hinzu: Sie können Kontakte einzeln von der Kontaktseite aus hinzufügen: Zugriff auf die Kontaktseite.
Klicken Sie oben rechts auf die grüne Schaltfläche "Einen Kontakt hinzufügen".
Wenn Ihre Organisation mehrere Arbeitsbereiche verwendet, wählen Sie zwischen zwei Optionen:
Teilen Sie den Kontakt mit Ihrer gesamten Organisation.
Teilen Sie den Kontakt nur mit einem Arbeitsbereich (und wählen Sie diesen aus).
Füllen Sie die folgenden Felder aus (sie sind obligatorisch):
Vorname
Nachname
E-Mail-Adresse
Wählen Sie die Sprache des Kontakts aus: Französisch, Englisch, Deutsch, Italienisch, Spanisch, Polnisch und Niederländisch (damit sie Mitteilungen in ihrer Sprache erhalten, die von Ihrer abweichen kann).
Fügen Sie weitere optionale Felder hinzu, um es später leichter zu finden:
Telefonnummer (ausländische Nummern sind erlaubt)
Berufsbezeichnung
Firmenname
Adresse
Postleitzahl
Stadt
Land
Klicken Sie auf "Speichern".
Option 2: Importieren Sie Kontakte aus einer CSV-Datei.
Sie können auch eine Liste von Kontakten aus einer CSV-Datei in großen Mengen importieren:
Zugriff auf die Kontaktseite.
Klicken Sie oben rechts auf die weiße Schaltfläche "Aus CSV importieren".
Bereiten Sie Ihr CSV-Dokument außerhalb der Yousign-Anwendung vor:
Respektieren Sie die Reihenfolge der Spalten (siehe unten).
Füllen Sie mindestens die ersten 3 Spalten aus (sie sind obligatorisch).
Begrenzen Sie die Spalten mit Kommas (Semikolons werden nicht akzeptiert).
Fügen Sie keinen Kontakt in Zeile 1 hinzu (er wird nicht importiert; die erste Zeile muss Spaltennamen enthalten).
Geben Sie Telefonnummern im E164-Format an, einschließlich des "+"-Symbols und des Ländercodes (alle Länder werden unterstützt). Beispiel: +4917652100763
Importieren Sie ein CSV-Dokument von weniger als 500 KB (ungefähr 5000 Kontakte).
Duplikate werden nicht automatisch von der Anwendung verwaltet (alle Kontakte werden importiert). Sie können auch eine CSV-Vorlage herunterladen.
Wenn Ihre CSV-Datei bereit ist, ziehen Sie sie oder drücken Sie "+" zum Importieren.
Überprüfen Sie, ob die Daten in der Vorschau übereinstimmen (wenn nicht, klicken Sie auf "Abbrechen" und importieren Sie eine neue CSV).
Klicken Sie auf "X Kontakte importieren".
Mit dem Import werden Kontakte automatisch mit Ihrer gesamten Organisation geteilt. Wenn Sie sie nur mit einem Arbeitsbereich teilen möchten, müssen Sie sie einzeln ändern. Mit dem Import können Sie die folgenden Informationen nicht in großen Mengen importieren: Adresse, Postleitzahl, Stadt und Land des Kontakts.
Option 3: Fügen Sie einen Kontakt aus der Dokumentenvorbereitung hinzu.
Obwohl Sie Ihre Kontakte im Voraus hinzufügen können, können Sie sie auch direkt bei der Vorbereitung Ihrer Dokumente hinzufügen:
Beim Hinzufügen eines Autorisierenden
Beim Hinzufügen eines Unterzeichners
Dies gilt für Unterschriftseinladungen, Vorlagen und Formulare. Wenn Sie den Empfänger hinzufügen, müssen Sie nur das Kästchen "Diesen Empfänger in der Kontaktliste speichern" aktivieren.
Einen Kontakt bearbeiten
Einen Kontakt bearbeiten
Um die Informationen eines bereits registrierten Kontakts zu ändern:
Zugriff auf die Kontaktseite.
Klicken Sie rechts neben dem Namen des Kontakts, den Sie ändern möchten, auf "..." .
Klicken Sie auf "Bearbeiten".
Ändern Sie die Informationen Ihres Kontakts.
Wenn Ihre Organisation mehrere Arbeitsbereiche verwendet, können Sie den Zugriff des Kontakts ändern:
Teilen Sie den Kontakt mit Ihrer gesamten Organisation.
Teilen Sie den Kontakt mit einem Arbeitsbereich.
Ändern Sie alle anderen Informationen: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Kontaktsprache, Telefonnummer, Berufsbezeichnung, Firmenname, Adresse, Postleitzahl, Stadt, Land.
Speichern Sie Ihre Änderungen, indem Sie auf "Speichern" klicken.
Geänderte Kontaktdaten gelten nicht für bereits erstellte (einschließlich Entwürfe) und gesendete Signaturanfragen, sondern nur für Ihre neuen Signaturanfragen. Um die Informationen eines Unterzeichners in einer aktuellen Signaturanfrage zu bearbeiten, folgen Sie dieser Anleitung.
Einen Kontakt entfernen
Um einen Kontakt zu entfernen:
Zugriff auf die Kontaktseite.
Klicken Sie rechts neben dem Namen des Kontakts, den Sie löschen möchten, auf "..." .
Klicken Sie auf "Löschen".
Beim Löschen werden alle Einladungen, an denen der Kontakt beteiligt ist, in einem Fenster zusammengefasst. So können Sie vermeiden, dass ein Kontakt versehentlich gelöscht wird, wenn er bereits an einem Prozess beteiligt ist.
Bestätigen Sie den Löschvorgang durch Klicken auf "Löschen".
Gelöschte Kontakte können die von ihnen unterzeichneten Dokumente weiterhin einsehen.
Um mehrere Kontakte gleichzeitig zu löschen:
Gehen Sie zur Seite Kontakte,
Aktivieren Sie die Kontrollkästchen links neben den Namen der Kontakte, die Sie löschen möchten, oder aktivieren Sie das Kontrollkästchen in der Kopfzeile, um alle mit einem Klick auszuwählen,
Sobald Ihre Auswahl abgeschlossen ist, klicken Sie auf 'Löschen'.