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Ich habe ein Problem bei der Nutzung von Forms. Was soll ich machen?
Ich kann meine Dokumentenvorlage nicht hinzufügen
Ich kann meine Variablen nicht konfigurieren
Ich habe ein Problem bei der Nutzung von Forms. Was soll ich machen?
Hier finden Sie eine Liste häufig gestellter Fragen sowie die dazugehörigen Antworten zur Einrichtung und Nutzung von Forms.
Ich kann meine Dokumentenvorlage nicht hinzufügen
Falls es beim Hinzufügen Ihrer Dokumentenvorlage ein Problem gibt, dann befolgen Sie bitte diese Schritte:
Prüfen Sie, ob Ihr Dokument das richtige Format hat (.docx). Aktuell kann Forms keine anderen Formate als .docx verarbeiten. Falls Ihr Dokument ein anderes Format hat (zum Beispiel .doc, .dotx, .pdf), dann müssen Sie es vorher beispielsweise mit einem Programm wie Word in ein .docx-Dokument umwandeln.
Stellen Sie sicher, dass Ihr Dokument nicht die maximale Dateigröße überschreitet (5 MB). Sollte Ihr Dokument zu groß sein, dann enthält es vermutlich große Dateien wie Bilder. Sie können die Größe der Bilder in Ihren Dokumenten reduzieren/komprimieren oder diese ganz einfach entfernen. Im Microsoft-Hilfecenter finden Sie weitere Informationen dazu, wie Sie die Größe Ihrer Word-Dokumente verringern.
Stellen Sie sicher, dass das Dokument nicht die maximale Seitenzahl überschreitet (30 Seiten). Falls das Dokument zu lang ist, sollten Sie die folgende Fehlermeldung angezeigt bekommen: „Ihr Dokument darf nicht länger als 30 Seiten sein.“ Bitte reduzieren Sie die Seitenzahl Ihres Dokuments. So wird der Vertrag auch gleich einfacher. Wir bei Yousign haben nämlich festgestellt, dass kurze Verträge schneller gelesen und somit auch schneller unterschrieben werden.
Ich kann meine Variablen nicht konfigurieren
Wenn Sie bei der Formularerstellung eine Dokumentenvorlage hinzufügen, scannt Yousign das Dokument nach Variablen, die Sie im Vorhinein mit doppelt geschweiften Klammern #{{ }} gekennzeichnet haben.
Yousign erstellt anschließend für jede einzelne Variable eine Frage.
Sollte das Dokument identische Variablen enthalten (zum Beispiel zwei Mal die Variable #{{adresse}} an zwei unterschiedlichen Stellen), dann weist Yousign diese Variablen einer einzigen Frage zu. Die Antwort auf diese Frage (zum Beispiel „Wie lautet Ihre Adresse?“) wird dann an allen entsprechenden Stellen im Dokument eingefügt.
Falls es beim Hinzufügen Ihrer Dokumentenvorlage ein Problem gibt, dann befolgen Sie bitte diese Schritte:
Stellen Sie sicher, dass Ihr Dokument mindestens eine Variable enthält, die durch doppelt geschweifte Klammern #{{ }} gekennzeichnet wurde. Falls dem nicht der Fall sein sollte, müsste die folgende Fehlermeldung erscheinen: „Ihr Dokument muss zwischen 1 und 500 Variablen enthalten.“
Stellen Sie sicher, dass Ihr Dokument nicht mehr als 500 Variablen enthält, die durch doppelt geschweifte Klammern #{{ }} gekennzeichnet sind. Falls dem so sein sollte, müssten die folgende Fehlermeldung erscheinen: „Ihr Dokument muss zwischen 1 und 500 Variablen enthalten.“
Stellen Sie sicher, dass Ihr Dokument keine Variablen mit mehr als 64 Zeichen (inklusive Leerzeichen) enthält. Falls Sie eine Variable mit über 64 Zeichen haben, müsste eine Fehlermeldung erscheinen. Lesen Sie Ihr Dokument erneut durch, um sicherzustellen, dass keine Variable mehr als 64 Zeichen lang ist.
Wir bei Yousign haben festgestellt, dass kurze und einfache Verträge schneller gelesen und somit auch schneller unterschrieben werden. Technologie soll den Arbeitsalltag nicht komplizierter, sondern einfacher machen – davon sind wir fest überzeugt.
Das Forms-Modul sieht Obergrenzen bei der Dateigröße und Seitenzahl der Dokumente vor. Diese Grenzen sind notwendig, um die Website nicht zu überlasten und eine schnelle und flüssige Nutzung sicherzustellen. Außerdem gehen wir davon aus, dass diese Obergrenzen hoch genug gesetzt sind, um die typischen Verträge von Unternehmen abzudecken. Falls Ihre Vorlage diese Grenzen überschreiten sollte, bitten wir Sie darum, das Dokument zu bearbeiten und es an die Obergrenzen anzupassen.
So können Sie Ihr Dokument vereinfachen und den Prozess der Vertragsunterzeichnung nochmals beschleunigen.
Ich kann meine Vorlage nicht so automatisieren, wie ich es möchte
Forms wurde entwickelt, um einfache Vertragsvorlagen zu automatisieren.
Das Gute an Forms ist, dass die Installation sehr schnell geht. Im Durchschnitt brauchen Sie nur 5 Minuten, um erste Ergebnisse zu sehen.
Diese schnelle Installation hat aber auch den Nachteil, dass das Tool nicht alles kann. Sie können bereits viele Dinge mit Forms automatisieren, doch leider ist noch nicht alles möglich.
Die folgenden Dinge bieten wir nicht an:
Bedingungen. Es ist nicht möglich, Bedingungen wie „Falls die Antwort auf diese Frage 'Ja' lautet, dann gehen Sie direkt zur nächsten Frage” einzufügen. Es ist ebenfalls nicht möglich, in Abhängigkeit von einer im Formular gegebenen Antwort Texte im Dokument anzuzeigen oder zu verbergen.
Massenerstellung von Verträgen. Aktuell ist es nicht möglich, Formulare zur Massenerstellung von Verträgen zu nutzen.
Wir bei Yousign haben festgestellt, dass kurze und einfache Verträge schneller gelesen und somit auch schneller unterschrieben werden. Technologie soll den Arbeitsalltag nicht komplizierter, sondern einfacher machen – davon sind wir fest überzeugt.
Ich würde gerne sehr viele Formulare erstellen
Stellen Sie sicher, dass Sie nicht die maximale Obergrenze an Formularen erreicht haben (50).
Falls doch, dann müsste die folgende Fehlermeldung erscheinen: „Ihr Account hat die erlaubte maximale Anzahl von 50 Formularen erreicht.” Damit unsere Anwendung leistungsstark bleibt, müssen wir eine maximale Anzahl an Formularen festlegen, die Sie in Ihrem Yousign-Account erstellen können. Sollten Sie eines Tages diese Obergrenze erreichen, dann kontaktieren Sie bitte Ihren Account-Manager bei Yousign, damit wir gemeinsam eine passende Lösung finden können.
Ich kann keine neue Version des Dokuments hinzufügen
Stellen Sie sicher, dass Sie nicht die maximale Versionenanzahl pro Signaturanfrage überschritten haben (30).
Falls doch, dann müsste die folgende Fehlermeldung erscheinen: „Nicht mehr als 30 Dokumente”. Bitte laden Sie in diesem Fall die aktuellste Version herunter, nehmen Sie die nötigen Änderungen vor und wandeln Sie sie zum Beispiel mit Word in eine PDF-Datei um. Nutzen Sie dieses PDF anschließend bitte, um eine neue Signaturanfrage zu erstellen.