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Gli spazi di lavoro ti permettono di organizzare le tue richieste di firma, i Moduli e i contatti in base alla struttura della tua azienda, garantendo al tempo stesso la riservatezza dei dati tra gli utenti.
Scopri gli spazi di lavoro
Gli spazi di lavoro ti consentono di:
Separare team, reparti o filiali.
Controllare l'accesso a documenti, moduli e contatti.
Garantire la riservatezza dei dati tra gli utenti.
Gli spazi di lavoro disponibili dipendono dal tuo piano:
Piano Plus: fino a 5 spazi di lavoro.
Piano Pro: fino a 10 spazi di lavoro.
Piano Scale: limite personalizzato.
Crea uno spazio di lavoro
Per creare uno spazio di lavoro, devi avere il ruolo di Owner e un abbonamento Plus, Pro o Scale.
Fai clic sulle tue iniziali nell'angolo in basso a sinistra dello schermo.
Vai alla pagina Spazi di lavoro.
Uno spazio di lavoro viene creato automaticamente. Tutti gli utenti, i documenti, i moduli e i contatti esistenti sono associati a questo spazio di lavoro.
Fai clic su Crea spazio di lavoro nell'angolo in alto a destra.
Inserisci un nome per lo spazio di lavoro (ad esempio, Risorse Umane o Reparto Vendite).
Facoltativamente, inserisci un nome pubblico, che verrà mostrato ai destinatari quando invii richieste di firma.
Nota: Solo gli utenti con il ruolo di Owner possono creare o eliminare spazi di lavoro. Quando viene creato un nuovo spazio di lavoro, l'Owner viene aggiunto automaticamente e ha sempre accesso a tutti gli spazi di lavoro.
Apri e naviga nelle impostazioni di uno spazio di lavoro
Per aprire uno spazio di lavoro e accedere alle sue impostazioni:
Vai alla pagina Spazi di lavoro.
Fai clic sul nome dello spazio di lavoro che desideri gestire.
Si aprirà la pagina Impostazioni dello spazio di lavoro, organizzata in tre schede:
Utenti – gestisci gli utenti appartenenti allo spazio di lavoro e il loro livello di accesso.
Impostazioni generali – modifica il nome dello spazio di lavoro e il nome pubblico visualizzato dai destinatari.
Impostazioni di firma – configura la data di scadenza predefinita e il livello di sicurezza per le richieste di firma inviate da questo spazio di lavoro.
Suggerimento: Puoi anche fare clic sul menu ⋯ accanto a uno spazio di lavoro e selezionare Modifica impostazioni dello spazio di lavoro per aprire la stessa pagina oppure Copia ID dello spazio di lavoro se hai bisogno dell'ID per una chiamata API.
Gestisci gli utenti di uno spazio di lavoro
Aggiungi utenti a uno spazio di lavoro
Gli Owner e gli Administrator possono invitare altri utenti della propria organizzazione.
Vai alla pagina Spazi di lavoro.
Seleziona lo spazio di lavoro interessato.
Fai clic su Aggiungi utenti nell'angolo in alto a destra.
Cerca l'utente e fai clic su Invita nello spazio di lavoro.
Se l'utente non fa ancora parte della tua organizzazione, dovrai prima invitarlo.
Gli Administrator possono accedere a tutte le richieste di firma e ai moduli degli spazi di lavoro di cui fanno parte.
I Member possono visualizzare e gestire solo le proprie richieste di firma, ma possono utilizzare i moduli e i contatti dello spazio di lavoro.
Rimuovi utenti da uno spazio di lavoro
Vai alla pagina Spazi di lavoro.
Seleziona lo spazio di lavoro.
Fai clic su … accanto all'utente e seleziona Rimuovi utente dallo spazio di lavoro.
L'utente perderà l'accesso a tutte le richieste di firma presenti in quello spazio di lavoro.
Eccezioni:
Gli utenti che appartengono a un solo spazio di lavoro non possono essere rimossi; il loro accesso deve essere invece sospeso.
Gli utenti con il ruolo di Owner non possono essere rimossi.
Modifica il nome di uno spazio di lavoro
Apri lo spazio di lavoro e vai alla scheda Impostazioni generali.
Aggiorna il campo Nome dello spazio di lavoro.
Facoltativamente, seleziona Scegli un nome pubblico per questo spazio di lavoro e inserisci il Nome pubblico dello spazio di lavoro. Questo nome verrà mostrato ai destinatari quando questo spazio di lavoro invia una richiesta di firma.
Fai clic su Rinomina per confermare.
Configura le impostazioni di firma di uno spazio di lavoro
Ogni spazio di lavoro può utilizzare le impostazioni di firma predefinite dell'organizzazione oppure sostituirle con impostazioni specifiche. Questa funzione è utile, ad esempio, se il team delle Risorse Umane necessita di tempi di firma più lunghi rispetto al team Vendite oppure se un determinato reparto richiede un livello di sicurezza più elevato.
Puoi personalizzare le seguenti impostazioni a livello dello spazio di lavoro:
Preferenza per la scadenza della firma – il periodo di validità predefinito durante il quale i destinatari possono firmare.
Livello di sicurezza della firma – il livello di firma predefinito (Semplice, Avanzata o Qualificata) e, per la firma elettronica semplice, la modalità di autenticazione (nessun codice di sicurezza, codice via email o codice via SMS).
Chi può fare cosa
Gli Owner e gli Administrator dello spazio di lavoro possono visualizzare e modificare queste impostazioni.
I Member possono visualizzarle, ma non modificarle.
Sostituisci un'impostazione definita a livello dell'organizzazione
Apri lo spazio di lavoro e vai alla scheda Impostazioni di firma.
Modifica il valore dell'impostazione desiderata (ad esempio, imposta una scadenza di 1 mese invece dei 6 mesi definiti a livello dell'organizzazione oppure seleziona una modalità di autenticazione diversa).
Fai clic su Salva in fondo alla pagina.
L'impostazione mostrerà ora l'indicazione (Sostituita) accanto al suo nome e verrà visualizzato il link Ripristina impostazione predefinita dell'organizzazione.
Importante: Le modifiche vengono applicate solo dopo aver fatto clic su Salva. Se esci dalla pagina senza salvare, tutte le modifiche andranno perse.
Ripristina un'impostazione predefinita dell'organizzazione
Nella scheda Impostazioni di firma, fai clic su Ripristina impostazione predefinita dell'organizzazione sotto l'impostazione che desideri ripristinare.
Fai clic su Salva.
L'impostazione tornerà a utilizzare il valore predefinito dell'organizzazione e seguirà automaticamente eventuali modifiche future apportate a livello dell'organizzazione.
In che modo le modifiche a livello dell'organizzazione influiscono sugli spazi di lavoro
Se un'impostazione utilizza il valore predefinito dell'organizzazione, verrà aggiornata automaticamente ogni volta che quest'ultimo cambia.
Se un'impostazione è stata personalizzata per lo spazio di lavoro, rimarrà invariata anche se il valore predefinito dell'organizzazione cambia. Per sincronizzarla nuovamente con l'organizzazione, fai clic su Ripristina impostazione predefinita dell'organizzazione.
Elimina uno spazio di lavoro
Solo gli utenti con il ruolo di Owner possono eliminare uno spazio di lavoro.
Vai alla pagina Spazi di lavoro.
Fai clic su … accanto allo spazio di lavoro e seleziona Elimina spazio di lavoro.
Scegli un altro spazio di lavoro a cui trasferire tutti i contenuti (richieste di firma, moduli, contatti e utenti).
Importante:
Nel tuo account deve sempre esistere almeno uno spazio di lavoro.
Uno spazio di lavoro non può essere eliminato se gli sono associate chiavi API con ambito spazio di lavoro ancora attive.
Se l'eliminazione è bloccata perché allo spazio di lavoro sono associate chiavi API:
Fai clic su Gestisci chiavi API nella finestra di dialogo.
Verrai reindirizzato alla pagina Chiavi API, filtrata per mostrare tutte le chiavi API con ambito spazio di lavoro collegate a quello spazio di lavoro.
Revoca tutte queste chiavi API.
Torna alla pagina Spazi di lavoro ed elimina nuovamente lo spazio di lavoro.
Nota su ruoli e autorizzazioni
Owner: accesso completo a tutti gli spazi di lavoro; può creare, rinominare, eliminare gli spazi di lavoro e gestire gli utenti.
Administrator: può gestire utenti e risorse negli spazi di lavoro di cui fa parte.
Member: può accedere solo alle proprie richieste di firma, ma può utilizzare i moduli e i contatti dello spazio di lavoro.
Ottieni assistenza
Per qualsiasi domanda o se hai bisogno di assistenza nella gestione degli spazi di lavoro, contatta il tuo referente Yousign.