📖 Indice
Istruzioni passo-passo
La cartella dei registri delle attività consente di scaricare tutti i registri delle attività di un’intera sessione di flusso di lavoro in un unico file ZIP.
Invece di scaricare singolarmente ogni registro delle attività di verifica o di firma, è possibile ottenere con un solo clic una prova completa del flusso di lavoro, così da risparmiare tempo e avere un documento pronto in caso di audit o procedimenti legali.
Cos’è la cartella dei registri delle attività?
Una sessione di flusso di lavoro è una sequenza di verifiche, sigilli elettronici (eSeal) e richieste di firma (maggiori informazioni sui flussi di lavoro qui).
La cartella dei registri delle attività contiene tutti i registri associati alle stesse azioni in un file ZIP, fornendo una documentazione completa del flusso di lavoro dall’inizio alla fine.
Cosa si trova all’interno:
Registri delle attività per ogni verifica (verifica dell’identità, verifica della registrazione aziendale, ecc.)
Registri delle attività per tutti i firmatari di ciascuna richiesta di firma, organizzati in sottocartelle
In caso di tentativi ripetuti, viene incluso solo il registro delle attività più recente
Perché utilizzare la cartella dei registri delle attività?
Per risparmiare tempo: scarica tutti i registri delle attività in un’unica operazione
Prova da utilizzare subito: ottieni una cartella organizzata da utilizzare in caso di audit, procedimenti legali o conformità normativa
Prerequisiti
I flussi di lavoro devono essere abilitati per l’organizzazione
Solo Amministratori e Proprietari possono scaricare le cartelle dei registri delle attività
La sessione di flusso di lavoro deve risultare Completata o Bloccata
È necessario essere nella modalità Produzione (non disponibile nella modalità Sandbox)
Istruzioni passo-passo
Dall’elenco delle sessioni del flusso di lavoro:
Accedi al tuo account Yousign
Vai alla sezione Workflow nel menu laterale
Seleziona il Modello di Workflow
Individua la sessione di workflow che desideri scaricare
Clicca sull’icona di download accanto alla sessione
Il file ZIP verrà scaricato automaticamente sul tuo dispositivo
Dalla pagina di dettaglio di una sessione di Workflow:
Apri la sessione di Workflow che desideri scaricare
Clicca sul pulsante Scarica la cartella degli audit trail
Il file ZIP verrà scaricato automaticamente sul tuo dispositivo
💡 Suggerimento: il pulsante di download è abilitato solo per le sessioni con stato Completata o Bloccata. Se il pulsante è disattivato, verifica di soddisfare tutti i prerequisiti indicati sopra.
Comprendere la struttura della cartella
Il file ZIP scaricato ha il seguente nome:
Cartella degli audit trail – [Nome sessione].zip
All’interno dello ZIP:
Gli audit trail delle verifiche sono presenti come singoli file PDF nella cartella principale
Gli audit trail delle richieste di firma sono organizzati in sottocartelle, con un PDF per ogni firmatario
Esempio di struttura:
Cartella degli audit trail – Onboarding Acme.zip ├── Audit trail – Verifica del documento di identità – [ID].pdf ├── Audit trail – Verifica aziendale – [ID].pdf ├── Audit trail – Firma elettronica – Preventivo di vendita – [ID]/ │ └── Preventivo di vendita (audit trail per Kelly Smith).pdf └── Audit trail – Firma elettronica – Contratto di vendita – [ID]/ ├── Contratto di vendita (audit trail per Kelly Smith).pdf └── Contratto di vendita (audit trail per John Doe).pdf
Regole importanti:
Se un’azione è stata ripetuta, viene incluso solo l’audit trail dell’ultimo tentativo
Se un’azione è stata eliminata, il relativo audit trail non sarà incluso
FAQ
Perché il pulsante di download è disattivato?
Il pulsante di download è disattivato se:
Lo stato della sessione di workflow non è Completata o Bloccata
Ti trovi in modalità Sandbox (passa alla modalità Live)
Uno o più audit trail non sono ancora supportati
La generazione di un audit trail non è riuscita
Verifica di soddisfare tutti i prerequisiti e riprova.
Posso scaricare la cartella degli audit trail tramite API?
Attualmente no. La cartella degli audit trail può essere scaricata solo dall’applicazione web di Yousign. L’accesso tramite API potrebbe essere aggiunto in futuro.
Cosa succede se un audit trail non riesce a essere generato?
Se un audit trail non è disponibile o non riesce a essere generato, verrà visualizzato un messaggio di errore e il download non verrà avviato. Se il problema persiste, contatta il supporto Yousign.
Quali tipi di verifica sono supportati?
Gli audit trail disponibili per le sessioni di workflow sono gli stessi forniti dal prodotto Verify.
Per l’elenco completo dei tipi di verifica supportati e della disponibilità degli audit trail, consulta l’articolo dedicato.
Posso scaricare gli audit trail in modalità Sandbox?
No, la funzionalità di cartella degli audit trail è disponibile solo in modalità Live per garantire l’integrità della documentazione legale.
E se avessi bisogno solo dell’audit trail di una specifica azione?
Puoi comunque scaricare i singoli audit trail aprendo la verifica o la richiesta di firma specifica e utilizzando la relativa opzione di download. Il download della cartella è pensato per farti risparmiare tempo quando hai bisogno della documentazione completa del workflow.