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Bien que plus de 99 % des emails envoyés via Yousign soient livrés avec succès, il peut arriver que, dans de rares cas, un destinataire ne reçoive pas la notification par email pour une invitation à signer. Voici comment résoudre ce problème.
Vérifiez les détails de l’invitation à signer
Connectez-vous à votre compte Yousign, localisez l’invitation à signer concernée et ouvrez la page des détails.
Vous verrez une liste des destinataires avec le statut de leur email d’invitation (affiché à côté de leur adresse email).
Les différents cas possibles sont :
Aucun renseignement
Envoi en cours
Livrée
Échec de livraison
Les détails et solutions pour chaque cas sont expliqués ci-dessous.
Aucun renseignement n’est affiché
Si aucun détail de livraison n’est visible, cela peut être dû aux raisons suivantes :
Le destinataire n’a pas encore été autorisé à accéder à l’invitation à signer.
Si des approbateurs sont impliqués, tous doivent approuver l’invitation avant qu’elle ne soit envoyée aux signataires.
Si les destinataires sont ordonnés (un numéro apparaît à côté de leur nom), le destinataire précédent doit approuver ou signer avant que le suivant ne reçoive une notification.
Le destinataire recevra automatiquement l’email une fois son tour arrivé.
L’invitation à signer a été envoyée via l’API avec le mode de livraison défini sur "aucun".
Dans ce cas, l’intégrateur de l’API Yousign est responsable de notifier les destinataires, et aucun email d’invitation n’est envoyé par Yousign.
Le destinataire a désactivé les notifications par email dans son compte Yousign.
Il peut se connecter à son compte pour signer via sa boîte de réception, ou vous pouvez lui partager manuellement le lien de signature.
Sans notifications activées, aucun email ne sera envoyé par Yousign.
Remarque : Les informations de livraison ne sont plus disponibles une fois que tous les destinataires ont complété leurs actions (approuvé, signé, refusé) ou si l’invitation est expirée, annulée ou supprimée.
La notification apparaît comme Envoi en cours
Un statut "Envoi en cours" indique que l’email est en cours d’envoi au destinataire. Veuillez patienter quelques instants pour que le statut soit mis à jour.
La notification apparaît comme Livrée
Un statut "Livrée" signifie que l’email a été envoyé et accepté par le serveur du destinataire, mais cela ne garantit pas qu’il ait atteint sa boîte de réception. Il peut se trouver dans le dossier Spam ou un autre dossier.
Que faire :
Demandez au destinataire de vérifier ses dossiers Spam, Promotions, ou tout autre dossier de tri.
Suggérez au destinataire de demander à son service informatique de vérifier les éventuels mécanismes de filtrage de son entreprise.
Vous pouvez aussi demander à ajouter les adresses suivantes à la liste des expéditeurs approuvés :
La notification apparaît comme Échec de livraison
Si l’email échoue à être livré, il existe plusieurs causes possibles :
Échec temporaire (soft bounce)
Cela se produit lorsque l’adresse email du destinataire est valide, mais que l’email ne peut pas être livré pour une raison temporaire.
Causes fréquentes :
Le serveur de messagerie du destinataire est temporairement indisponible.
La boîte de réception du destinataire est pleine.
Que faire :
Contactez le destinataire pour confirmer le problème (par exemple, une boîte pleine).
Essayez d’envoyer un rappel pour générer une nouvelle notification.
Partagez manuellement le lien de signature avec le destinataire.
Remarque :
Cette option n’est pas disponible si l’authentification du signataire ne contient pas de code de sécurité. Vous pouvez modifier son mode d’authentification au préalable.
Cette option n’est pas disponible pour un niveau de signature QES.
Si vous avez une autre adresse email pour le destinataire, mettez à jour ses informations. Une nouvelle invitation sera envoyée à la nouvelle adresse.
Échec permanent (hard bounce)
Cela signifie que l’email a été rejeté pour l’une des raisons suivantes :
L’adresse email du destinataire est invalide ou n’existe pas.
Le serveur de messagerie du destinataire a bloqué l’email.
Que faire :
Vérifiez que l’adresse email du destinataire est correcte et sans fautes de frappe.
Si nécessaire, mettez à jour les informations du destinataire. Une nouvelle invitation sera envoyée automatiquement à l’adresse mise à jour.
Si l’adresse est correcte et qu’il n’y a pas de fautes, contactez notre support pour résoudre le problème.
L’email a été bloqué ou rejeté par notre fournisseur d’email
Dans de rares cas, notre fournisseur d’email peut bloquer un email s’il détecte qu’il ne peut pas être livré.
Que faire :
Contactez notre support pour résoudre ce problème avec notre fournisseur.
Cette option n’est pas disponible si l’authentification du signataire ne contient pas de code de sécurité. Vous pouvez modifier son mode d’authentification au préalable.
Cette option n’est pas disponible pour un niveau de signature QES.
Si vous avez une autre adresse email pour le destinataire, mettez à jour ses informations. Une nouvelle invitation sera envoyée à la nouvelle adresse.