📖 Sommaire
Les licences utilisateur correspondent aux droits inclus dans votre offre Yousign. Elles déterminent combien de personnes de votre Organisation peuvent se connecter et utiliser l’application Yousign. Chaque utilisateur actif consomme une licence.
Par exemple, si vous souhaitez que « Marie » et « Julien » utilisent Yousign, vous aurez besoin de deux licences.
Réponses rapides
Qu’est-ce qu’une licence ? Une licence correspond à un droit d’utilisation pour un utilisateur unique dans votre offre Yousign.
Comment ajouter ou supprimer des licences ? Depuis Paramètres → Abonnement → Gérer les licences (réservé au propriétaire du compte).
Que se passe-t-il si je n’ai pas assez de licences ? Tant que le nombre d’utilisateurs actifs dépasse vos licences, certaines fonctionnalités clés (par exemple, l’envoi d’invitations à signer) peuvent être bloquées jusqu’à ce que vous ajoutiez des licences ou libériez des droits en suspendant des utilisateurs.
Comment fonctionnent les licences
Licences = nombre d’utilisateurs actifs pouvant se connecter et utiliser les fonctionnalités de Yousign (envoi d’invitations à signer, utilisation de modèles, gestion des contacts).
Seuls les utilisateurs actifs consomment une licence ; les utilisateurs invités qui n’ont pas encore accepté ne sont pas comptabilisés.
Les licences sont identiques, quel que soit le rôle (Propriétaire, Administrateur, Membre).
Important : un compte = une personne
Chaque compte est personnel et ne doit pas être partagé entre plusieurs personnes. Un « utilisateur » désigne une personne physique spécifique, qui peut se connecter à son compte depuis n’importe quel appareil.
Le partage de comptes est déconseillé, car chaque compte peut être utilisé pour signer des documents et doit identifier de manière unique le signataire. Le fait de permettre à d’autres personnes d’utiliser votre compte expose à des risques d’usurpation d’identité et à des signatures non conformes.
Exemple
Licences prévues par l’offre : 3
Utilisateurs actifs : 4 → Votre compte dépasse la limite, certaines fonctionnalités seront restreintes jusqu’à résolution du problème.
Ajouter ou supprimer des licences
Seul le propriétaire du compte peut modifier le nombre de licences.
Ajouter des licences
Cliquez sur vos initiales (en bas à gauche) pour ouvrir les Paramètres.
Cliquez sur Abonnement.
Cliquez sur Gérer les licences.
Cliquez sur + pour augmenter le nombre de licences.
Cliquez sur Mettre à jour les licences pour confirmer.
Invitez de nouveaux utilisateurs depuis Paramètres → Utilisateurs → Inviter un utilisateur (en haut à droite).
Supprimer des licences
Cliquez sur vos initiales → Abonnement → Gérer les licences.
Cliquez sur pour réduire le nombre de licences au total souhaité.
Cliquez sur Mettre à jour les licences pour confirmer.
Important : La suppression de licences est réservée au propriétaire du compte. Avant de réduire le nombre de licences, assurez-vous que le nombre d’utilisateurs actifs est égal ou inférieur au nouveau total. Si vous réduisez vos licences en dessous du nombre d’utilisateurs actifs, l’envoi sera bloqué.
Gérer les utilisateurs (inviter, suspendre)
Inviter un utilisateur
Cliquez sur vos initiales (en bas à gauche) → Utilisateurs.
Cliquez sur Inviter un utilisateur (en haut à droite).
Renseignez l’adresse e-mail de l’utilisateur, choisissez un rôle (Membre ou Administrateur), puis cliquez sur Envoyer l’invitation.
Suspendre (désactiver) un utilisateur — libère immédiatement une licence
Cliquez sur vos initiales → Utilisateurs.
Trouvez l’utilisateur, cliquez sur ... à droite de son nom.
Cliquez sur Suspendre l’utilisateur, puis confirmez.
À noter : Les invitations à signer et les documents des utilisateurs suspendus restent accessibles aux administrateurs de l’espace de travail et au propriétaire du compte. Vous pouvez réactiver un utilisateur suspendu ultérieurement si une licence est disponible.
Si vous n’avez pas assez de licences
Ce qui se passe
L’application affiche des avertissements clairs et explique le problème.
Certaines fonctionnalités (le plus souvent : l’envoi d’invitations à signer) sont bloquées tant que le problème n’est pas résolu. Cela peut interrompre votre travail ; il est donc préférable d’anticiper.
Solutions rapides
Ajouter des licences (propriétaire) : Paramètres → Abonnement → Gérer les licences → + → Mettre à jour les licences. Cela rétablit immédiatement le service.
Suspendre les utilisateurs non essentiels : Paramètres → Utilisateurs → Rechercher l’utilisateur → ... → Suspendre l’utilisateur. Cela libère immédiatement une licence.
Réaffecter ou annuler les invitations à signer en attente qui appartiennent aux utilisateurs que vous allez suspendre.
Contacter le Support si vous ne pouvez pas modifier les licences ou suspendre des utilisateurs. Indiquez le nom/ID de votre organisation, une capture d’écran de l’erreur et une brève description de l’impact métier.
Astuces pour éviter de manquer de licences
Gardez quelques licences supplémentaires (1 à 3 ou un petit pourcentage de votre équipe).
Vérifiez chaque mois la liste des utilisateurs actifs dans Paramètres → Utilisateurs.
Désignez un gestionnaire de licences (un administrateur chargé des invitations et désactivations).
Lorsqu’une personne quitte l’Organisation, réaffectez ou clôturez ses tâches en cours avant de la supprimer.
Utilisez l’authentification unique (SSO) / SCIM si disponible pour synchroniser le provisioning et éviter les écarts.
Dépannage
Vérifiez le nombre de licences dans Paramètres → Abonnement.
Vérifiez le nombre d’utilisateurs actifs dans Paramètres → Utilisateurs.
Contrôlez si un compte d’intégration/service consomme une licence.
Si votre facturation a changé de manière inattendue, consultez l’activité de facturation ou contactez votre référent facturation.
Si le problème persiste, contactez le Support en précisant : le nom/ID de votre Organisation, des captures d’écran et les étapes déjà tentées.