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Los espacios de trabajo te permiten organizar las invitaciones de firma, formularios y contactos según la estructura de tu empresa, garantizando la confidencialidad de los datos entre los diferentes usuarios.
¿Para qué sirven los espacios de trabajo?
Los espacios de trabajo te permiten:
Separar equipos, departamentos o filiales.
Controlar el acceso a documentos, formularios y contactos.
Mantener la confidencialidad entre los diferentes usuarios.
La cantidad de espacios de trabajo disponibles varía según tu plan:
Plan Plus: hasta 5 espacios de trabajo
Plan Pro: hasta 10 espacios de trabajo
Plan Scale: límites personalizados
Crear un espacio de trabajo
Para crear un espacio de trabajo, debes tener acceso de propietario y una suscripción Plus, Pro o Scale.
Haz clic en tus iniciales en la parte inferior izquierda de la pantalla.
Ve a la página Espacios de trabajo.
Ya se ha creado un espacio de trabajo automático. Todos los usuarios, documentos, formularios y contactos actuales están vinculados a él.
Haz clic en Crear un espacio de trabajo en la parte superior derecha.
Introduce un nombre para tu espacio de trabajo (por ejemplo, Recursos Humanos, Departamento de Ventas).
Si lo prefieres, puedes introducir un nombre público para que se muestre cuando envíes invitaciones de firma.
Nota: Solo los usuarios con acceso de propietario pueden crear o eliminar espacios de trabajo. Cuando se crea un nuevo espacio de trabajo, el propietario se añade automáticamente. El propietario siempre tiene acceso a todos los espacios de trabajo.
Gestionar un espacio de trabajo
Añadir usuarios a un espacio de trabajo
Los propietarios y administradores pueden invitar a otros usuarios de la organización:
Ve a la página Espacios de trabajo.
Selecciona el espacio de trabajo correspondiente.
Haz clic en Añadir usuarios en la parte superior derecha.
Busca al usuario y haz clic en Añadir.
Si el usuario aún no forma parte de tu organización, invítalo primero.
Los administradores pueden acceder a todas las invitaciones de firma y a todos los formularios de los espacios de trabajo a los que pertenecen.
Los miembros solo pueden ver y gestionar sus propias invitaciones de firma, pero pueden utilizar los formularios y los contactos del espacio de trabajo.
Eliminar usuarios de un espacio de trabajo
Ve a la página Espacios de trabajo.
Selecciona el espacio de trabajo.
Haz clic en … junto al usuario y selecciona Eliminar usuario del espacio de trabajo.
El usuario perderá el acceso a todas las invitaciones de firma de ese espacio de trabajo.
Excepciones:
Los usuarios presentes en un solo espacio de trabajo no se pueden eliminar; en su lugar, debe suspenderse su acceso.
Los usuarios con acceso de propietario no se pueden eliminar.
Renombrar un espacio de trabajo
Ve a la página Espacios de trabajo.
Haz clic en … junto al espacio de trabajo.
Selecciona Renombrar espacio de trabajo.
Introduce el nuevo nombre y confirma.
Eliminar un espacio de trabajo
Solo los usuarios con acceso de propietario pueden eliminar un espacio de trabajo.
Ve a la página Espacios de trabajo.
Haz clic en … junto al espacio de trabajo y selecciona Eliminar espacio de trabajo.
Elige otro espacio de trabajo para transferir todo el contenido (invitaciones de firma, formularios, contactos y usuarios).
Importante:
Siempre debe existir al menos un espacio de trabajo en tu cuenta.
Un espacio de trabajo no se puede eliminar si tiene asignadas claves API activas restringidas a dicho espacio de trabajo.
Si no es posible eliminarlo porque tiene asignadas claves API restringidas al espacio de trabajo:
Haz clic en Gestionar claves API en la ventana de diálogo.
Se te redirigirá a la página de claves API, donde se mostrarán filtradas todas las claves asociadas a este espacio de trabajo.
Revoca todas esas claves API.
Vuelve a la página del espacio de trabajo y elimínalo.
Notas sobre funciones y permisos
Propietario: acceso completo a todos los espacios de trabajo; puede crear, renombrar, eliminar y gestionar usuarios.
Administrador: puede gestionar usuarios y recursos en los espacios de trabajo a los que pertenece.
Miembro: solo puede acceder a sus propias invitaciones de firma, pero puede utilizar los formularios y contactos del espacio de trabajo.
¿Necesitas ayuda?
Si tienes alguna duda o necesitas ayuda con la gestión de espacios de trabajo, ponte en contacto con tu representante de cuenta.