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Las propiedades personalizadas permiten a tu organización añadir datos estructurados a las invitaciones de firma, como un tipo de documento, el nombre de un departamento o la referencia de un caso. Una vez que un administrador las configura, estos campos aparecen automáticamente durante la preparación de la invitación de firma, lo que facilita la categorización, el seguimiento y la búsqueda de tus invitaciones.
Requisitos previos
Plan: Pro o Scale
Para crear y gestionar propiedades personalizadas: tener la función de administrador o propietario
Configurar propiedades personalizadas
Las propiedades personalizadas se gestionan a nivel de organización. Cualquier administrador o propietario puede crearlas, editarlas o eliminarlas desde la configuración de la organización.
Crear una propiedad personalizada
Ve a Configuración > Configuración de firma > Gestionar propiedades personalizadas.
Haz clic en Añadir propiedad personalizada.
Selecciona un tipo de propiedad:
Campo de texto: un campo de texto abierto donde los usuarios pueden escribir cualquier valor (p. ej., un número de referencia o ID de caso).
Selección única o múltiple: una lista de opciones predefinidas entre las que los usuarios pueden elegir (por ejemplo, "Presupuesto", "Contrato", "Modificación").
Introduce un nombre para la propiedad (por ejemplo, "Tipo de documento", "ID de caso").
En la lista de propiedades, añade las opciones disponibles. Puedes cambiarlas de orden arrastrándolas.
Elige si la propiedad es obligatoria u opcional:
Si la propiedad es obligatoria, los usuarios deben completar el campo para poder enviar la invitación de firma.
Si es opcional, los usuarios pueden dejarlo vacío.
Si lo prefieres, establece un valor predeterminado: se rellenará automáticamente en las nuevas invitaciones de firma.
Elige el ámbito o disponibilidad de la propiedad:
Toda la organización: la propiedad aparece en las invitaciones de firma de todos los espacios de trabajo.
Espacios de trabajo específicos: la propiedad solo aparece en los espacios de trabajo que selecciones.
Haz clic en Guardar.
Nota: El tipo de campo (de texto o desplegable) no se puede cambiar después de crear la propiedad.
Editar una propiedad personalizada
Puedes actualizar en cualquier momento el nombre de una propiedad, su configuración, si es obligatoria, su disponibilidad y su valor predeterminado.
Ve a Configuración > Ajustes de la firma > Gestionar propiedades personalizadas.
Haz clic en el icono del lápiz de la propiedad que quieres editar.
Realiza los cambios y haz clic en Guardar.
Los cambios se aplican a todas las invitaciones de firma futuras. En el caso de las propiedades de la lista desplegable, si cambias el nombre o eliminas una opción, las invitaciones de firma existentes que usaban esa opción se actualizarán para reflejar el cambio.
Eliminar una propiedad personalizada
Ve a Configuración > Ajustes de la firma > Gestionar propiedades personalizadas.
Haz clic en el icono de la papelera de la propiedad que deseas eliminar.
Después, confirma.
Nota: Si eliminas una propiedad, se borra de forma permanente de todas las invitaciones de firma, incluidas las existentes. Los valores que ya se hayan registrado en las invitaciones enviadas se perderán.
Rellenar las propiedades personalizadas en una invitación de firma
Cuando se configuran propiedades personalizadas para tu organización, estas aparecen en el paso de Configuración del proceso de preparación de la invitación de firma.
Cuando estés preparando una invitación de firma, ve al paso de Configuración.
Verás la sección Propiedades personalizadas, en la que se muestran todos los campos aplicables.
Completa cada propiedad:
Para los campos de texto: escribe el valor directamente.
Para los campos desplegables: selecciona una opción de la lista.
Los campos obligatorios están marcados con un indicador: debes completarlos para poder enviar la invitación.
Continúa con el siguiente paso y envía tu invitación de la manera habitual.
Nota: En los campos de la lista desplegable, solo puedes seleccionar entre las opciones predefinidas. Si necesitas una nueva opción, pide a tu administrador que actualice la propiedad.
Plantillas y formularios
Si tu organización usa plantillas o formularios, un administrador puede rellenar previamente los valores de las propiedades personalizadas directamente en la plantilla o el formulario. Cuando crees una invitación de firma a partir de una plantilla o un formulario, esos valores se transferirán automáticamente. Aun así, puedes editarlos antes de enviarla.
Envío masivo
Cuando realizas un envío masivo, las propiedades personalizadas se completan durante la etapa de preparación del envío masivo. Los mismos valores se aplican a todas las invitaciones de firma creadas a partir de ese envío masivo.
Ver y utilizar propiedades personalizadas
En la página de detalles de una invitación de firma
Los valores de las propiedades personalizadas se pueden ver en la página de detalles de cada invitación de firma.
Filtrar las invitaciones de firma
Puedes aplicar filtros a la lista de invitaciones de firma por valores de propiedades personalizadas para encontrar rápidamente lo que necesitas.
Ve a Firmas y abre el panel de filtros.
Selecciona una propiedad personalizada como criterio de filtro:
Para las propiedades de lista desplegable: selecciona uno o más valores que coincidan.
Para propiedades de texto: escribe un término de búsqueda.
Combínalo con otros filtros (estado, fecha, remitente) según sea necesario.
Exportar con propiedades personalizadas
Cuando exportas tus invitaciones de firma, cada propiedad personalizada aparece como una columna independiente en el archivo exportado. Los valores vacíos se exportan como celdas en blanco.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre las propiedades personalizadas y las etiquetas?
Las etiquetas son elementos flexibles y de formato libre que cualquiera puede crear al instante para organizar sus propias invitaciones. Las propiedades personalizadas son campos estructurados definidos por un administrador, con un nombre fijo, un tipo específico (de texto o lista desplegable) y que pueden ser obligatorios u opcionales. Utiliza las etiquetas para organizar tus invitaciones a nivel personal, y las propiedades personalizadas cuando tu equipo necesite datos coherentes y compartidos en todas las invitaciones.
¿Quién puede crear y gestionar propiedades personalizadas?
Solo los administradores y propietarios pueden crear, editar o eliminar propiedades personalizadas en la configuración de la organización.
¿Puedo utilizar el mismo nombre de propiedad dos veces?
Sí. Los nombres de las propiedades no tienen que ser únicos. Sin embargo, se recomienda usar nombres distintos y descriptivos para evitar confusiones.
¿Qué pasa si estoy en un espacio de trabajo que no tiene acceso a una propiedad?
Las propiedades restringidas a espacios de trabajo específicos solo aparecen en esos espacios de trabajo. Si una propiedad no es pertinente, no se mostrará.
¿Puedo enviar una invitación de firma si una propiedad obligatoria está vacía?
No. Si falta una propiedad personalizada obligatoria, la invitación no se puede enviar desde la aplicación. Un mensaje de error indicará qué campos deben rellenarse.
¿Qué pasa con mis propiedades personalizadas si reduzco mi plan a uno inferior a Pro?
Ya no podrás crear, editar ni eliminar propiedades personalizadas. La sección de propiedades personalizadas no aparecerá durante la preparación de la invitación de firma. Sin embargo, los valores ya registrados en invitaciones de firma anteriores seguirán siendo visibles en la página de detalles, los filtros y las exportaciones.