📖 Inhaltsverzeichnis
Das Signaturportal gibt externen Unterzeichner:innen einen Ort, an dem sie ihre ausstehenden Anfragen ansehen und auf einen Schlag unterzeichnen können, ohne einen Yousign-Account erstellen zu müssen. Indem Sie den Portallink Ihres Accounts teilen, reduzieren Sie unnötige E-Mails, verkürzen die Unterschriftszeiten und verbessern bei viel genutzten Workflows die Abschlussrate für viel beschäftigte Unterzeichner:innen.
Voraussetzungen
Rolle: Eigentümer:in des Accounts oder Admin (Zugriff auf Allgemeine Einstellungen).
Lizenz: Für die PLUS-, PRO- und SCALE-Lizenz verfügbar. Sehen Sie auf Ihrer Abonnementseite nach oder kontaktieren Sie uns, falls Sie unsicher sind.
Umfang und Begrenzungen für Unterzeichner:innen:
Nur einfache elektronische Signaturanfragen (EES) sind für die Stapelsignatur zulässig.
Ausgewählte Anfragen müssen die gleiche Authentifizierungsmethode verwenden (kein Code, E-Mail-Code oder SMS-Code).
Es können bis zu 300 Signaturanfragen auf einen Schlag unterschrieben werden.
Der Zugriff wird über eine E-Mail-Überprüfung und einen Einmalcode gesichert. Die Sitzungen sind auf 3 Stunden beschränkt.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
1) Signaturportallink ausfindig machen
Klicken Sie in der Yousign-Web-App auf Ihr Profil, um die Einstellungen zu öffnen.
Öffnen Sie „Allgemeine Einstellungen“.
Kopieren Sie unter „Organisation“ den Link zum Signaturportal.
2) Link mit wiederkehrenden externen Unterzeichner:innen teilen
Fügen Sie den Link in Ihren Kommunikationskanal (E-Mail, CRM-Nachricht oder internes Partnerportal) ein.
Fügen Sie grundlegende Anweisungen für Ihre Unterzeichner:innen bei:
Nutzen Sie die gleiche E-Mail-Adresse, mit der Sie Yousign-Anfragen erhalten.
Halten Sie Ihren Posteingang (sowie im Falle einer SMS-Authentifizierung Ihr Smartphone) bereit, um den 6-stelligen Code zu empfangen.
Unterzeichner:innen können bis zu 300 Anfragen auf einen Schlag auswählen. Nur EES-Anfragen sind zulässig. Alle ausgewählten Anfragen müssen die gleiche Authentifizierungsmethode haben.
3) Unterzeichner:innen unterstützen (Tipps zum Teilen)
Bitten Sie Ihre Unterzeichner:innen darum zu prüfen, ob sie die gleiche E-Mail-Adresse verwenden, über die sie ihre Yousign-Anfragen erhalten.
Falls eine Anfrage nicht auswählbar ist, liegt das eventuell daran, dass sie eine andere Authentifizierungsmethode verwendet. Bitten Sie die Unterzeichner:innen darum, diese Anfrage in einem separaten Schub zu unterschreiben.
Sollte die Sitzung abgelaufen sind, können die Unterzeichner:innen über das Portal einen neuen 6-stelligen Code anfragen.
Rechtlicher Hinweis: Manche lokale oder Sonderbestimmungen schränken die Verwendung dieser Funktion eventuell ein. Bitte gewährleisten Sie die Compliance, bevor Sie fortfahren.
4) Fortschritt wie üblich nachverfolgen
Öffnen Sie in Ihrem Yousign-Account Ihr Anfragen-Dashboard.
Überwachen Sie Statusänderungen in Echtzeit (Ausstehend, Erledigt usw.).
Senden Sie bei Bedarf Erinnerungen über die Detailseite der Anfrage.