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Die Funktion des Nachweisprotokolle-Ordners ermöglicht es Ihnen, alle Nachweisprotokolle aus einer ganzen Workflow-Session in einer einzelnen ZIP-Datei herunterzuladen. Anstatt jedes Verifizierungs- und Signatur-Nachweisprotokoll einzeln herunterzuladen, können Sie jetzt umfassende Nachweise für Ihren ganzen Workflow mit einem Klick abrufen. Das spart Zeit und liefert gebrauchsfertige Beweise für Audits oder Gerichtsverfahren.
Was ist der Nachweisprotokolle-Ordner?
Eine Workflow-Session ist eine Folge an Verifizierungen, e-Siegeln und Signaturanfragen. Mehr Infos zu Workflows finden Sie hier. Der Nachweisprotokolle-Ordner gruppiert alle Nachweisprotokolle dieser Aktionen in einer organisierten ZIP-Datei, die ihren Workflow von Anfang bis Ende vollständig dokumentiert.
Das ist enthalten:
Nachweisprotokolle für jede Verifizierung (Identitätsprüfung, Registerprüfung usw.)
Nachweisprotokolle für alle Unterzeichner:innen in jeder Signaturanfrage – organisiert in Unterordnern
Nur das neueste Nachweisprotokoll, falls eine Aktion wiederholt wurde
Deswegen sollten Sie den Nachweisprotokolle-Ordner verwenden
Zeitsparend: Laden Sie alle Nachweisprotokolle auf einmal statt einzeln herunter.
Gebrauchsfertiger Beweis: Erhalten Sie einen organisierten Ordner, der für Audits, Gerichtsverfahren oder Compliance-Anforderungen bereitsteht.
Voraussetzungen
Ihre Organisation muss Workflows aktiviert haben
Nur Admins und Eigentümer:innen können Nachweisprotokolle-Ordner herunterladen
Die Workflow-Session muss den Status Abgeschlossen oder Blockiert haben
Sie müssen sich im Produktionsmodus befinden (nicht in der Sandbox verfügbar)
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Auf der Workflow-Sessions-Liste:
Melden Sie sich bei Ihrem Yousign-Account an.
Klicken Sie im linken Menü auf Workflows.
Wählen Sie Ihre Workflow-Vorlage aus.
Machen Sie die Workflow-Session ausfindig, die Sie herunterladen möchten.
Klicken Sie auf das Herunterladen-Symbol neben der Session.
Die ZIP-Datei wird automatisch auf Ihr Gerät heruntergeladen.
Auf der Workflow-Session-Detailseite:
Öffnen Sie die Workflow-Session, die Sie herunterladen möchten.
Klicken Sie auf den Button zum Herunterladen des Nachweisprotokolle-Ordners.
Die ZIP-Datei wird automatisch auf Ihr Gerät heruntergeladen.
💡 Tipp: Der Herunterladen-Button ist nur für Sessions mit den Status Abgeschlossen oder Blockiert verfügbar. Falls der Button deaktiviert ist, sollten Sie überprüfen, ob Sie alle oben genannten Voraussetzungen erfüllen.
Ordnerstruktur nachvollziehen
Die heruntergeladene ZIP-Datei heißt: Nachweisprotokolle-Ordner – [Session-Name].zip
Das finden Sie in der ZIP-Datei:
Verifizierungs-Nachweisprotokolle erscheinen auf der Root-Ebene als einzelne PDF-Dateien
Signaturanfrage-Nachweisprotokolle sind in Unterordnern organisiert mit einem PDF pro Unterzeichner:in
Beispielstruktur:
Nachweisprotokolle-Ordner – Acme-Onboarding.zip
├── Nachweisprotokoll – Ausweisdokument-Verifizierung – [ID].pdf
├── Nachweisprotokoll – Unternehmensverifizierung – [ID].pdf
├── Nachweisprotokolle – e-Signatur – Verkaufsangebot – [ID]/
│ └── Verkaufsangebot (Nachweisprotokoll für Dilara Schmidt).pdf
└── Nachweisprotokolle – e-Signatur – Verkaufsvertrag – [ID]/
├── Verkaufsvertrag (Nachweisprotokoll für Dilara Schmidt).pdf
└── Verkaufsvertrag (Nachweisprotokoll für Nick Heinrich).pdf
Wichtige Regeln
Falls eine Aktion wiederholt wurde, ist nur das Nachweisprotokoll für den letzten Versuch enthalten
Falls eine Aktion gelöscht wurde, ist ihr Nachweisprotokoll nicht enthalten
FAQ
Warum ist der Herunterladen-Button deaktiviert?
Der Herunterladen-Button ist deaktiviert, wenn:
Der Workflow-Session-Status nicht Abgeschlossen oder Blockiert ist
Sie sich im Sandbox-Modus befinden (wechseln Sie in den Live-Modus)
Ein oder mehrere Nachweisprotokolle noch nicht unterstützt werden
Die Erstellung eines Nachweisprotokolls fehlgeschlagen ist
Stellen Sie sicher, dass Sie alle Voraussetzungen erfüllen und versuchen Sie es dann erneut.
Kann ich den Nachweisprotokolle-Ordner über die API herunterladen?
Aktuell nicht. Der Nachweisprotokolle-Ordner kann nur in der Yousign-Web-App heruntergeladen werden. Ein API-Zugriff wird eventuell in Zukunft hinzugefügt.
Was passiert, wenn die Erstellung eines Nachweisprotokolls fehlschlägt?
Falls ein Nachweisprotokoll nicht verfügbar ist oder seine Erstellung fehlschlägt, dann erscheint eine Fehlermeldung und der Download wird nicht fortgeführt. Kontaktieren Sie Yousign, falls dieses Problem weiterhin besteht.
Welche Verifizierungsarten werden unterstützt?
Die Nachweisprotokolle, die für Workflow-Sessions verfügbar sind, sind die gleichen, die durch unser Verify-Produkt zur Verfügung gestellt werden.
Die vollständige Liste der unterstützten Verifizierungsarten und die Verfügbarkeit ihres Nachweisprotokolls finden Sie in unserem Artikel zum Thema.
Kann ich Nachweisprotokolle im Sandbox-Modus herunterladen?
Nein, die Funktion des Nachweisprotokolle-Ordners ist nur im Live-Modus verfügbar, um die Integrität der Rechtsdokumentation sicherzustellen.
Was ist, wenn ich nur von einer bestimmten Aktion Nachweisprotokolle benötige?
Sie können weiterhin einzelne Nachweisprotokolle herunterladen, indem Sie die bestimmte Verifizierung oder Signaturanfrage öffnen und die dortige Herunterladen-Funktion verwenden. Der Ordner-Download ist dafür da, Zeit zu sparen, wenn Sie eine vollständige Workflow-Dokumentation benötigen.